FANDOM


Birinci BölümEdit

Genel Hükümler

AmaçEdit

Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Bakanlığın merkez ve taşra birimleri arşiv­lerinin çağdaş hizmet anlayışına ve arşivcilik kurallarına uygun olarak yeniden düzenlenmesine, merkez ve taşra birimlerinin iş ve işlemleri sonucunda oluşan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesine, gerekli şartlar altında korunmalarının sağlanmasına ve milli menfaatlere uygun olarak değerlendirilmesine, gereksiz, faydasız, hukuki ve bi­limsel kıymeti bulunmayan malzemenin ayıklanma ve imhasına; Devlet arşiviyle münasebetlere ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

KapsamEdit

Madde 2- Bu Yönetmelik, Bağlı Kuruluşlar, İl Özel İdareleri ve Belediyeler dışındaki Bakanlık merkez ve taşra birimlerini ve geçici olarak kurulan diğer hizmet birimlerini kapsar.

Hukuki DayanakEdit

Madde 3- Bu Yönetmelik, 14,2.1985 tarihli ve 3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun'un 23 ve 33 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

TanımlarEdit

Madde 4- Bu Yönetmelikte geçen: a)Bakanlık: İçişleri Bakanlığını,

b)Devlet Arşivi: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü,

c)Arşiv Malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış ve ikinci maddede belirtilen birimlerin işlemleri sonunda meydana gelen Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasî, sosyal, kültürel, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ile Devlet ve uluslar arası nitelikteki haklan belgelemeye, korumaya, tarihî, hukukî, idarî, askerî, iktisadî, dinî, ilmî, edebî, estetik, kültürel, biyografik, jenealojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve belirlemeye yarayan, ait olduğu dönemin ahlâk, örf ve adetlerini ve diğer çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve gö­rüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

d)Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte geçen her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi Özelliğini kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalan, nüfus kayıt­ları ve il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır evrakı gibi belgeleri,

e)Birim Arşivi: Merkezde; Müsteşarlığın, Genel Müdürlüklerin, Kurul Başkanlıklarının, Hukuk Müşavirliğinin, Müstakil Daire Başkanlıklarının, Özel Kalem Müdürlüğünün, Bakan Müşavirliklerinin ve geçici olarak kurulmuş hizmet birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucunda kendiliğinden meydana gelen ve Bakanlığın çeşitli birimlerinde henüz güncelliğini kaybetmeyerek cari iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin saklandığı arşivleri,

f)Alt Birim Arşivi: Merkezde; Genel Müdürlük, Kurul Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliğine bağlı Daire Başkanlığı ve Şube Müdürlüklerinin arşivlerini,

g)Kurum Arşivi: Bakanlığın merkez teşkilatı içinde yer alan ve arşiv mal­zemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivine göre daha uzun süreli saklandığı Bakanlık merkez arşivini,

h)Taşra Birim Arşivi: Valilikler, Kaymakamlıklar ve bunlara bağlı içişleri Bakanlığının taşra kuruluşu niteliğindeki müdürlüklerin görev ve faaliyetleri so­nucunda kendiliğinden meydana gelen, henüz güncelliğini kaybetmeyerek cari iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivleri,

i)Taşra Alt Birim Arşivi: Müdürlüklere bağlı şeflik veya memurlukların arşivlerini,

j)Alt Birim: Merkezde Genel Müdürlük, Kurul Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliğine bağlı Daire Başkanlığı ve Şube Müdürlüklerini; taşrada müdürlük­lere bağlı şeflik ve memurlukları,

k) Kurum Arşiv Sorumlusu: Kurum Arşivi Müdürünü,

1) Uzman: İçişleri Bakanlığı Planlama Uzmanlığı Yönetmeliği hükümleri uyarınca atanan ve arşiv konusunda özel eğitimden geçirildikten sonra Bakanlık Kurum Arşivinde görevlendirilen Planlama Uzmanı veya Yardımcısını,

m) Merkez ve Taşra Birim Arşiv Sorumluları: Merkezde birim amirleri, taşrada ise Vali ve Kaymakam tarafından görevlendirilen personeli, ifade eder.

İkinci BölümEdit

Teşkilat, Görev, Yükümlülük, Denetim TeşkilatEdit

Madde 5- Bakanlıkça, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı'nın bünyesinde, Arşiv Şubesi Müdürlüğüne bağlı olarak, arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin belirli süre saklanması amacıyla Kurum Arşivi,

Birimlerce belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için ilgili birim ami­rine bağlı Birim Arşivi,

Taşrada Valilikler, Kaymakamlıklar ve bunlara bağlı İçişleri Bakanlığının taşra kuruluşu niteliğindeki müdürlüklerce arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme­nin belirli süre saklanması amacıyla ilgili müdürlüklere bağlı birer Birim Arşivi,kurulur.

Merkez ve taşra birim arşivlerine bağlı olarak alt birim arşivleri oluşturulur. Taşra birim arşivleri, kurum arşivi gibi görev yapar.

PersonelEdit

Madde 6- Kurum Arşivinde; bir Kurum Arşiv Sorumlusu, yeteri kadar uz­man, uzman yardımcısı ve diğer görevliler,

Merkez ve Taşra Birim Arşivlerinde; bir Birim Arşiv Sorumlusu ve yeteri kadar görevli bulunur.

Merkez Birim Arşivinin GörevleriEdit

Madde 7- Birim arşivinin görevleri şunlardır: a)Bakanlık arşiv politikasının oluşturulmasında, geliştirilmesinde ve gerektiğinde değiştirilmesinde kurum arşivine görüş bildirmek,

b)Ayıklama ve imha komisyonlarına katılmak,

c)Alt birimlerden arşivlik malzemeyi teslim almak,

d)Teslim alınan malzemeyi aslî düzenleri içerisinde aidiyetlerini bozmadan birim arşivine yerleştirmek,

e)Arşivlik malzemeyi kayba uğramaktan ve tahrip olmaktan korumak, bunun için gerekli tedbirleri almak,

f)Alt birimlerin birim arşivinden faydalanma taleplerini karşılamak, hizmet­lerin aksamaması için gerekli tedbirleri almak,

g)Birim arşivinde bekleme süresini dolduran evraktan, kurum arşivine dev­redilmesi gereken arşivlik malzeme ile bu arşive devri gerekmeyen imhalık mal­zemeyi ayırmak,

h)Arşivlik malzemeyi gerekli hazırlıkları yaparak kurum arşivine teslim et­mek,

ı)Birim arşiv faaliyetlerini kurum arşiv sorumlusunun ve uzmanlarının dene­timine hazır halde bulundurmak,

i)Kurum arşivinin, arşiv faaliyetlerine ve denetimlerine yönelik tavsiye ve taleplerini yerine getirmek,

j)Kurum arşivince düzenlenen seminer, kurs, konferans ve diğer toplantılara katılmak,

k)Her yıl Aralık ayı sonunda, birim arşiv faaliyetleri ile İlgili olarak Kurum Arşiv Müdürlüğüne rapor vermek,

1) Verilecek diğer görevleri yapmak.

Korum Arşivinin GörevleriEdit

Madde 8- Kurum arşivinin görevleri şunlardır: a)Milli arşiv politikası çerçevesinde Bakanlık arşiv politikasını oluşturmak, geliştirmek ve gerektiğinde değiştirmek, bunlara ilişkin esasları belirleyerek Bakanlık Makamının tasvibine sunmak ve izlemek,

b)Birimlerden arşivlik malzeme ile arşiv malzemesini teslim almak,

c) Birimlerden teslim alınan malzemeyi uygun şartlarda muhafaza etmek,kayba uğramalarını önlemek,

d)Birimlerden teslim alınan malzemeyi asli düzenleri içerisinde aidiyetlerini bozmadan yerleştirmek,

e)Depo yerleşim planını hazırlamak,

f)Ayıklama ve imha komisyonlarını oluşturmak,

g)Malzemenin tespit ve değerlendirmesini yapmak,

h)Bakanlığın merkez ve taşra birim arşivlerinde ayıklama, saklama, imha ve diğer arşiv faaliyetlerine rehberlik etmek, denetlemek veya denetlenmesini sağ­lamak,

ı)Birimlerce tespit edilen imhalık malzeme ile kurum arşivinde ayıklama ve imha komisyonunca tespit edilen imhalık malzemenin imhasını sağlamak,

i)Ayıklama ve imha komisyonunun çalışmaları sonunda Devlet Arşivine devredilmesi uygun görülen arşiv malzemesini tasnif ederek envanterleriyle

(EK-8) Devlet Arşivine teslim etmek ve devredilmeyecek olanların korunmasını sağlamak,

j) Arşivlik malzemenin tamir ve restorasyonunu-yapmak veya yaptırmak,

k) Arşivlik malzemenin kopyalarını çıkararak devamlılığını sağlamak ve bunları küçük hacimlere döndürmek için film, mikrofilm ve gerektiğinde diğer ileri teknikleri uygulamak,

1) Araştırmaya açık malzeme için tanıtıcı rehber ve katalog hazırlamak,

m) Birim ve kurum arşivlerinden faydalanma taleplerini karşılamak, kolay­laştırıcı tedbirleri almak,

n) Araştırma taleplerini değerlendirmek ve gerektiğinde yerine getirmek,

o) Yurt içi ve yurt dışı arşivcilik ve bilimsel gelişmeleri izlemek, bu alandaki eserleri derlemek,

ö) Arşivcilik ve arşiv faaliyetlerine yönelik seminer, kurs, konferans ve top­lantılar düzenlemek veya bu tür faaliyetlere katılmak,

p) Bakanlık Evrak ve Dosya Yönetmeliğinin uygulanmasını izlemek,

r) Birim arşivlerinden gelen yıllık faaliyet raporlarını değerlendirmek,

s) Her türlü arşiv bilgi ve belgesiyle ilgili olarak Devlet Arşiviyle işbirliği yapmak,

ş) Verilecek diğer görevleri yapmak.

Taşra Birim Arşivinin GörevleriEdit

Madde 9- Taşra Birim arşivinin görevleri şunlardır:

a)Taşra arşiv hizmetlerinin Bakanlık arşiv politikasına uygun yürütülmesini sağlamak,

b)Ayıklama ve imha komisyonlarını oluşturmak,

c)Malzemenin tespit ve değerlendirmesini yapmak,

d)Birimdeki arşivlik malzemeyi korumak, gerekli tedbirleri almak,

e)Alt birimlerin, birim arşivinden faydalanma taleplerini karşılamak, hizmetlerin aksamaması için gerekli tedbirleri almak,

f) Saklama süresini dolduran malzemeden devlet arşivine devredilmesi gere­ken arşivlik malzeme ile bu arşive devri gerekmeyen imhalık malzemeyi ayırmak,

g)İmhalık malzemenin imhasını sağlamak,

h) Arşivlik malzemeyi gerekli hazırlıkları yaparak envanterleriyle (EK-8) birlikte Devlet Arşivine teslim etmek,

ı) Birim arşiv faaliyetlerini denetime hazır halde bulundurmak,

i) Evrak ve dosyalama işlemlerinin, Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak,

j) Her yıl Aralık ayı sonunda, faaliyetleri ile ilgili olarak illerde Valiye, ilçe­lerde Kaymakama rapor vermek,

k) Verilecek diğer görevleri yapmak.

Alt Birim Arşivinin GörevleriEdit

Madde 10- Merkez ve taşra Alt Birim Arşivleri, bu yönetmeliğin 7 ve 9 uncu maddelerinde merkez ve taşra birim arşivlerine verilen görevleri birimleri düze­yinde yerine getirmekle görevlidirler.

YükümlülükEdit

Madde 11- Bu yönetmelikle verilen görevlerin eksiksiz ve süresi içinde ye­rine getirilmesinden 6 ncı maddede belirtilen personel yükümlüdür.

DenetimEdit

Madde 12- Bakanlık merkez birimlerinin arşiv ve arşiv faaliyetleri, yılda en az bir kere kurara arşiv sorumlusu veya uzmanlarınca; taşra birimlerinin arşiv ve arşiv faaliyetleri ise aynı süre içinde Vali ve Kaymakamlar tarafından belirlene­cek görevlilerce denetlenir.

Merkez ve taşra birimlerinin arşiv ve arşiv faaliyetlerinin denetlenmesi gö­revi, Bakanlıkça Mülkiye Müfettişlerine de verilebilir.

Üçüncü BölümEdit

Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Tespiti, Değerlendirilmesi, Korunması, Saklanması ve Gizliliğin Kaldırılması Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Tespiti ve DeğerlendirilmesiEdit

Madde 13- Merkez ve taşrada arşiv malzemesi İle arşivlik malzeme, birim arşiv sorumlularının nezaretinde birim arşiv görevlilerince, alt birim amirlerinin de görüş ve önerileri alınarak. Malzeme Tespit, Değerlendirme ve Saklama Formu ile (EK-1) tespit edilir. Formun "Düşünceler" sütununda şu açıklamalara yer verilir.

a)Birim arşivinde süresiz saklanır,

b)Kurum arşivinde süresiz saklanır,

c)Birim arşivinde imha edilir,

d)Kurum arşivinde imha edilir,

e)Devlet arşivine gönderilir,

f)Örnekleri alınarak" Devlet Arşivine gönderilir,

g)Ayıklama ve imha komisyonunca değerlendirilir.

Gerektiğinde bunların dışında da açıklamalar yapılabilir. Hazırlanan formlar, merkezde birim amirlerinin önerisi ve Bakanlık Makamının onayı; taşrada ise birim amirlerinin Önerisi, illerde Valinin ve ilçe­lerde kaymakamın onayı ile kesinlik kazanır.

Merkezde, kesinleşen formların bir örneği biriminde bulundurulur, bir Örneği de Kurum Arşivine gönderilir.

Saklama SüreleriEdit

Madde 14- Merkez ve taşra teşkilatı arşivlerinde oluşan ve oluşacak malze­menin saklama süreleri. Bakanlıkça hazırlanacak bir yönerge ile belirlenir.

Arşivlerin KorunmasıEdit

Madde 15- Merkezde Arşiv Şubesi Müdürlüğünce, Devlet Tarafından Kullanılan Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelikle getirilen esaslara ek olarak, arşivin özelliği, yeri ve donatım biçimi de dikkate alınarak özel bir koruma talimatı hazırlanır ve Bakanlık makamının onayı ile yürürlüğe konur.

Benzeri talimatlar taşra teşkilatında da hazırlanarak illerde Valinin, ilçelerde Kaymakamın onayı ile yürürlüğe konur.

Malzemenin KorunmasıEdit

Madde 16- Kurum ve Birim arşivleri, ellerinde bulunan arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi usulünce tasnif etmek ve saklamakla ve her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumakla yükümlüdürler. Bu amaçla malzemenin;

a)Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü haşeratın tahribinden korunması,

b)Yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daima hazır durumda bulundurulması,

c)Arşivin her bölümünün uygun yerlerinde higrometre cihazı bulundurarak, rutubetin % 50-60 arasında tutulması,

d)Fazla rutubeti önlemek için rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılması,

e)Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesi,

f)Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesi,

g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme için 12-18 derece arasında) tutulması, için her türlü tedbiri alırlar.

Birim ve Korum Arşiv DepolarıEdit

Madde 17- Depolar;

a)Tehlike arzeden mahallerden uzakta kurulur,

b)Merkezî bir yerde bulunur,

c)Çalışma mahalleri ile içice bulunmaz,

d)Güneş ışığından uzak tutulur,

e)Tabanı m2 başına 2000 kg. yükü taşıyacak sağlamlıkta yapılır,

f)Arşiv ve arşivlik malzemeyi koruyucu teknik cihazlarla donatılır.

RaflarEdit

Madde 18- Arşivlerde kullanılacak raflarda:

a)Tahta malzeme kullanılmaz,

b)1 m uzunluğundaki bir raf 100 kg. yükü taşıyacak sağlamlıkta yapılır,

c)Raflar, yerden 10-15 cm yükseklikte ve raf aralıklarının yüksekliği klasör boyundan biraz fazla yapılır. Raflar pencerelere dik olacak şekilde yerleştirilir.

Gizliliğin KaldırılmasıEdit

Madde 19- Kurum ve birim arşivlerinde bulunan gizliliği kabul edilmiş arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeden gizliliğin kaldırılması, ilgili birim amirinin önerisi üzerine merkezde Bakanlık makamının, taşrada ise İllerde Valinin, ilçelerde Kaymakamın onayı ile yapılır.

Devlet arşivine devredilen gizlilik kayıtlı evrakın gizliliklerinin kaldırılması, Bakanlığın görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün önerisi ve Başbakanlığın onayı ile yapılır.

Dördüncü BölümEdit

Alt Birimlerde Yapılacak İş ve İşlemler

Evrak Kayıt İşlemleriEdit

Madde 20- Birimlerdeki kayıt memurları, gelen-giden evraka ait bilgileri merkezde   Bakanlık Evrak ve Dosya Yönetmeliği, taşrada valilik ve kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği hükümlerine göre kayıt defterlerine veya föylere eksiksiz kaydederler. Evrakın hangi dosyaya kaldırıldığı defter ve föylerde işaret edilir. Evrak kaydında bilgisayardan da fay­dalanılabilir.

Dosyalama, Klasörlere YerleştirmeEdit

Madde 21- Evrak, Bakanlık Evrak ve Dosya Yönetmeliği esaslarına göre dosyalara ve klasörlere yerleştirilir. Konu ve işlem itibariyle aynı evrak aynı dosya veya klasöre konur. Dosya ve klasör içinde yerleştirme eski tarihten yeni tarihe göre olur. Dosya gömlekleri üzerine aidiyeti, konu kodu, konusu, dosyası­nın numarası gibi bilgiler işlenir.

Klasörlerin sırtı etiketlenir (EK-2). Etikette sı­rasıyla;

a)Bîrim kodu,

b)İçişleri Bakanlığı Evrak ve Dosya Yönetmeliğine göre verilen konu kodu,

c)Konu kodunu tamamlayıcı isim veya ifade, sicil dosyalarında sicil ve emekli sicil numarası,

d)Klasör içindeki evrakın işlem yılı veya yıl grupları,

e)Klasör sıra numarası,

f)Dosya sıra numarası,bilgileri yer alır.                                        

Malzemenin AyırımıEdit

Madde 22- Merkez ve taşra alt birimlerince her yıl Ocak ayında bu yönet­meliğin 13 üncü maddesi hükümleri uyarınca tespit edilmiş arşivlik malzeme;

a)İşlemi tamamlananlar,

b)İşlemi devam edenler,

c)İşlemi tamamlanmış olmakla birlikte elde bulundurulması gerekenler,

d)İşlemi devam etmekle birlikte evrakın çokluğu veya işlerliğinin az olması nedeniyle birim arşivine kaldırılması gerekli görülenler,

e)Devir ve imha edilmesi gerekenler, şeklinde ayırıma tabi tutulur.

Gizli Damgası, Gizliliği Kaldırıldı DamgasıEdit

Madde 23- Arşive devredilecek malzeme içerisinde, tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan evrakın bulunduğu dosyaların sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "Gizli" damgası vurulur.

Gizliliği kaldırılan malzemeye "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak, giz­lilik damgası iptal edilir.

Uygunluk KontrolüEdit

Madde 24- Ayırım sonucu işlemi tamamlanmış veya birim arşivine devredi­lecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

a)Dosya kayıtlarıyla envanter kayıtlarının karşılaştırılarak eksik olup olma­dığına,

b)Dosya ve klasörlerin bu yönetmeliğin 21 inci maddesi hükümlerine göre düzenlenip düzenlenmediğine,

c)Ciltli olarak saklanması gerekenlerin ciltlenip ciltlenmediğine,

d)Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına,

e)Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim kodunun, konu ve işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

f)İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

g) Sayfaların ve eklerin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına bakılır, eksikler varsa tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, ilgili alt birim personeli ile birim arşivi görevlilerince birlikte yapılır.

Malzemenin Birim Arşivine DevriEdit

Madde 25- Alt birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kon­trolü yapılarak eksikleri giderilmiş arşivlik malzeme, Ocak-Mart aylarını kapsa­yan dönem içerisinde birim arşivine devredilir. Malzemenin belirtilen dönem içerisinde devri ilgili alt birimler arasında önceden belirlenecek bir sıra ile yapılır. Malzemelerin bu şekilde tespit, ayırım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi birim amirlerine aittir.

Teslim-tesellüm işlemleri, alt birim ve birim arşivi görevlilerince yapılır.

Arşivlik malzeme birim arşivine uygunluk kontrolü yapılmış olarak Devir-Teslim Envanter Formu (EK-3) ile devredilir.

Beşinci BölümEdit

Merkez ve Taşra Birim Arşivlerinde Yapılacak İşlemler Malzemenin YerleştirilmesiEdit

Madde 26- Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde aidiyet­leri ve işlem gördüğü tarihlerdeki aslî düzenleri bozulmadan saklanır. Saklama süresi bitince kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.

Malzeme arşive, arşiv girişinin solundan başlamak üzere, raflarda soldan sağa, gözlerde yukarıdan aşağıya doğru bir sıra dahilinde yerleştirilir.

Raf başlarının gözle görülür bir yerine, malzemenin hangi birime ait oldu­ğunu gösteren etiketler yapıştırılır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılarak depo girişinin uygun bir yerine asılır.

YararlanmaEdit

Madde 27- Merkezde alt birimlerce, ihtiyaç halinde ancak kuruluş dışına çı­karılmamak kaydıyla, birim arşivinden geçici olarak malzeme alınabilir. Bunun için alt birim amirlerince İmzalanan Arşivden Malzeme İsteme Fişi kullanılır (EK-4). Malzemenin alınması ve iadesi işlemleri arşiv görevlisi tarafından yapılır.

Birim arşiv görevlisi malzemeyi, malzeme isteme fişinin ilgili kısmım alt bi­rim arşiv görevlisine imzalatarak teslim eder.

Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin AyırımıEdit

Madde 28- Merkez birim arşivlerinde her yıl Aralık ayının son haftası içinde, birim arşivinde saklama süresini dolduran malzeme, birim arşiv sorumlu­sunun nezaretinde birim arşiv görevlilerince;

a)Kurum arşivine devredilecekler,

b)îmha edilecekler,

c)Saklama süresini doldurmasına rağmen birim arşivinde bir müddet veya süresiz saklanması uygun görülenler,şeklinde ayırıma tâbi tutulur.

Ayırım bu yönetmeliğin 13 üncü maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır.

Uygunluk KontrolüEdit

Madde 29- Merkez birim arşivlerince Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikler varsa 24 üncü maddedeki esaslar çerçevesinde tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, kurum ve merkez birim arşivleri görevlilerince birlikte yapılır.

Kurum Arşivine DevirEdit

Madde 30- Birim arşivince İşlemleri tamamlanarak uygunluk kontrolünden geçirilen arşivlik malzeme, bir ay içerisinde kurum arşivine devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devri, birim arşiv sorumlularının görüşleri de alınarak, Arşiv Müdürlüğünce belirlenecek şuaya göre yapılır.

Malzemenin tespit, ayırım ve kurum arşivine devrine karar verme yetkisi bi­rim amirine aittir.

Teslim ve tesellüm işlemleri, birim ve kurum arşiv görevlilerince yerine geti­rilir. Arşivlik malzeme kurum arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan Devir-Teslim Envanter Formuyla devredilir (EK-3).

Taşra birim arşivlerinden Bakanlık Kurum Arşivine evrak devredilmez.

Birim Arşivinde imha Edilecek Malzemeye İlişkin İşlemler Edit

Madde 31- Birim arşivinde bu yönetmeliğin 13 üncü maddesi hükümleri ge­reğince imha edilmek üzere ayrılan malzeme için, kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında kurura ve birim arşivinden yeteri kadar görevli ile imhası yapılacak malzemenin ait olduğu alt birimden evrak tecrübesi olan ve biriminin iş ve işlem­lerini iyi bilen bir kişinin katılacağı bir İmha Komisyonu kurulur.

Taşra birim arşivlerinde kurum arşiv sorumlusu aranmaz. Komisyon kararlarını oy çokluğu ile alır. Oylarda eşittik halinde başkanın oy kullandığı tarafın görüşü geçerli sayılır. Komisyonca alınan kararlar doğrultu­sunda birim arşiv görevlilerince bir îmha Listesi hazırlanır (EK-5). Listenin her sayfası komisyon üyelerince imzalanır.

İmha listeleri merkezde Bakanlık Makamının, taşrada illerde Valiliğin, ilçe­lerde Kaymakamın onayı île kesinlik kazanır. İmhası kesinleşen malzeme, ko­misyon üyelerince imzalı imha Tutanağı (EK-6) ile SEKA'ya gönderilir. SEKA'ya gönderme işlemlerinde bu yönetmeliğin 41 inci maddesi uyarınca hare­ket edilir.

İmha listesi ve imha tutanağı ilgili birim arşivinde 10 yıl süreyle saklanırlar. İmhası reddedilen malzeme ileride ilgili Komisyonlarca yeniden değerlendi­rilir.

Ayıklama ve İmha Edilmeyecek MalzemeEdit

Madde 32- Bu Yönetmeliğin 28 inci maddesinin (a) ve (c) bendindeki mal­zemeler birim arşivlerinde ayıklama ve imhaya tâbi tutulmazlar. Bunlarla ilgili ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır.

Taşra birim arşivleri bu Yönetmeliğin Altıncı Bölümü hükümleri gereğince ayıklama ve imha işlemine tabi tutulur,

6. BölümEdit

Kurum Arşivinde Yapılacak İşlemler

Mevcut Malzemenin Envanterinin ÇıkarılmasıEdit

Madde 33- Bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten Önce Kurum Arşivinde bulunan arşivlik malzeme ile arşiv malzemesinin kullanılmasının kolaylaştırılması amacıyla envanteri çıkarılır veya aktarılır.

Malzemenin Kurum Arşivinde YerleştirilmesiEdit

Madde 34- Mevcut malzeme ile teslim alınan malzeme Kurum Arşivinde bu Yönetmeliğin 26 ncı maddesi hükümlerine göre yerleştirilir.

Malzemenin AyırımıEdit

Madde 35- Kurum Arşivinde, arşiv malzemesi ile bir dönemde değere sahip olduğu halde hukuki kıymetini ve delil olma özelliğini kaybetmiş, ileride kulla­nılmasına ve korunmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ve ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin ayırımı yapılır. Bu işlem 13 üncü madde hükümlerine göre Ayıklama ve îmha Komisyonunca yerine geti­rilir.

Ayıklama ve İmha KomisyonuEdit

Madde 36- Ayıklama ve îmha Komisyonu, kurum arşiv sorumlusunun baş­kanlığında, kurum arşivinden iki görevli ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edi­lecek birimin amiri tarafından görevlendirilecek deneyimli iki kişiden kurulur. Bakanlık Kütüphanesi veya Dokümantasyon Merkezinden bir görevli komisyo­nun tabii üyesidir.

Çalışma EsaslarıEdit

Madde 37- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin imhası, Ayıklama ve İmha Komisyonunun karan ile yapılır. Komisyon Arşiv Müdürlüğünün bağlı olduğu birim amirinin daveti ile her yıl Mart ayı başında ça­lışmaya başlar ve kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzeme­lerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutar.

Komisyon, kararlarını oy çokluğu ile alır. Eşitlik halinde başkanın oyunu kullandığı görüş geçerli sayılır.

İmha Edilecek Malzemede SınırEdit

Madde 38- İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî kıymetini ve delil olma özelliğini kaybetmiş olan malzeme imha edilir, imha edilecek malzemenin ayırım ve imha işlemleri Ayıklama ve imha Komisyonunca yapılır.

Belli sürelerle saklanmaları mevzuatla belirlenen malzeme ile cari işlemlerde kullanılması ihtimali bulunan malzeme bu yönetmeliğin 39 uncu maddesinde sayılan malzeme içerisinde bulunsalar dahi, belirtilen süreler içerisinde ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulmaz.

İmha Edilecek MalzemeEdit

Madde 39- İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir;

a)Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazılan,

b)Elle, daktilo ile veya başka teknikle yazılmış her çeşit müsvedde yazılar,

c)Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değerleri olanlar hariç),

d)Adlî ve idarî yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen her türlü evrakın kaydedildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

e)Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alman yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bun­lara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık dokümanları),

f)Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyalan ve çoğaltılmış örnekleri,

g)Esasa taallûk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınma­ sına yarayan her türlü ara yazışmalar,

h) Bir örneği takip veya saklanılmak; üzere ilgili yerine verilmiş her çeşit ra­por ve benzerlerinin fazla kopyaları,

i) Birimler arasında yapılan yazışmalardan, ilgili yerinde bulunan asılları dı­şındakilerin tamamı,

i) Sadece bilgi amacıyla gönderilen genelge ve benzerlerinin fazla kopyalan, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşunda bulunan raporlar ve görüşleri kapsayan yazı­ların kopya ve benzerleri,

j) Diğer kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında ka­lanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

k) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalar­dan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

1) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, m) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

n) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, asıl evrak için yapılan her türlü yazışma­lar,

o) Mevzuatı gereği belli bir süre sonra imhası gerekip bu sürelerini doldur­muş bulunan şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri,

ö) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler,

p) Bilgi için gönderilmiş olan yazılar, müteferrik ve kesin bir sonuç doğur­mayan her türlü yazışmalar,

r) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onaylan, izin dönüşü bilgi verme yazılan hasta sevk formları,

s) imtihan duyurulan, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazılan ve duyuru cetvelleri,

ş) Görev talepleri ve cevap yazılan, işleme konmadan muhafaza edilmiş olan başvurular ve yazılar,

t) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazış­malar,

u) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazılan ve cevapları,

ü) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

v) Yararlanılması ve onarılması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

y) Yukarıda belirtilenler dışında kalanlardan, bir delil olma özelliği, hukuki ve bilimsel kıymeti bulunmayan ve bu nedenle muhafazasına gerek görülmeyen evrak.

İmha ListesiEdit

Madde 40- Ayıklama ve İmha Komisyonunca ayıklanarak imhasına karar verilen malzeme asli düzenleri bozulmadan SEKA'ya teslim edilinceye kadar muhafaza edilir.

imhası kararlaştırılan malzeme için bu Yönetmeliğin 31 inci maddesindeki açıklamalar dairesinde bir imha listesi hazırlanır (EK-5).

İmha Tutanağı ve İmha ŞekilleriEdit

Madde 41- İmhası kesinleşen malzeme, komisyon üyelerince imzalı İmha Tutanağı (EK-6) ile SEKA'ya gönderilir. İmhalık malzeme SEKA'ya gönderilme­den önce kullanma imkânı bulunan klasör, dosya ve diğerleri ayrılır. Gizlilik kaydı taşıyan malzeme kıyılır veya okunmayacak şekilde tahrip edilir.

İmha listesi ile imha tutanağı iki nüsha hazırlanarak, bir nüshası kurum arşi­vinde, bir nüshası da ilgili biriminde 10 yıl süre ile saklanır.

Devlet Arşivine Devredilecek Arşiv Malzemesinin TasnifiEdit

Madde 42- Ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşiv malzemesi özelli­ğinde olup Devlet Arşivine devredilmek üzere saklanan evrak tasnife tâbi tutulur.

Tasnif işlemi, evrakın aidiyeti ve aslî düzeni bozulmadan yapılır. Tasnif işlemleri şu sırayı takip ederek gerçekleştirilir;

a)Önce, her birim ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek aslî düzenleri ve aidiyetleri kontrol edilir. Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzer­leri, asıl evrak ve eklerinden ayrılmaz. Ekler, asıl evrak ile birlikte ele alınır.

b)Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve Bakanlıkça birlikte hazırlanacak Devlet Arşiv kodları konur.

c)Birden fazla sayfa ve yapraktan ibaret olan evrakın, dağılmasını ve yerlerinin kaybolmasını önlemek, aidiyetlerini sağlamak amacıyla, yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evrak birden başlamak üzere sıra numarası verilir.

Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine kurşun kalemle adet olarak yazılır.

d)Birimleri itibariyle evrak ve eklerinin aslî düzeni içerisinde gün, ay ve yıl sırasına göre kronolojik sırada olup olmadığı kontrol edilir.

e)Kronolojik sıralama işlemi, eski tarihten yeni tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrakın kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. f)Ayırma sonunda, evrakın ait olduğu birimin merkezde daire başkanlığına, taşrada şefliğine kadar, önceden belirlenmiş kodlan yazılı lâstikten yapılmış Arşiv Yer Damgası (EK-7), evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılarak basılır. Arşiv Yer Damgasında Alt Birim Koduna kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodlarına yapımı sırasında damgada yer verilir.

Arşiv yer damgası, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın ek­lerine de basılır. Bu tasnif sistemi, sadece klâsik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konu­sudur. Film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı gibi değişik türdeki malzemenin tasnifi, malzemenin gerektirdiği sistem ve işlemlere göre yapılır.

Arşiv Malzemesinin Devlet Arşivine DevriEdit

Madde 43- Tasnifi tamamlanan ve kurum arşivinde bekleme süresini tamam­layan arşiv malzemesi özelliğini kazanan arşivlik malzeme, ayrılarak, hazırlana­cak devir listeleri veya Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu (EK-8) ya da varsa kayıt defterleri ile birlikte Devlet Arşivine devredilir.

Devir işlemleri, Bakanlık kurum arşivi ve Devlet Arşivi görevlilerince bir­likte yerine getirilir.

Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun DüzenlenmesiEdit

Madde 44- Devlet Arşivine devredilecek arşiv malzemesi için Devir-Teslim ve Envanter Formu (EK-8) düzenlenir.

Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malze­mesi bulunması halinde, her biri İçin ayrı form düzenlenir.

Form üzerinde, teslim edilen arşiv malzemesinin;

a)"Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b)"Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, re­sim, film, plâk, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,

c)"İşlem yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin ortaya çıktığı yıl,

d)"Teşkilat kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim kodlan,

e)"Envanter sıra numarası" bölümüne, ekleri dışında, evrakın envanter dö­kümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f)"İşlem tarihi" bölümüne, evrakın gün, ay, yıl olarak aldığı tarih,

g)"Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı veya dosya numarası,

h) "Gizlilik derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak "G" kısaltması ile gösterilir),

ı) "Konusu" bölümüne, evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i) "Adedi" bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer belgeler için toplam adet,

j) "Açıklama" bölümüne, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak ya­pılması gereken açıklamalar (yıpranma, eksiklik gibi),yazılır.

Formun, "Kutu", "Dosya" ve "Evrak Sıra No" bölümleri Devlet Arşivice doldurulur.

YararlanmaEdit

Madde 45- Birimlerce, ihtiyaç halinde ancak kuruluş dışına çıkarılmamak kaydıyla Kurum Arşivinden malzeme alınabilir. Taşra birim arşivlerine malze­menin aslı değil, örneği gönderilir. Malzeme almak için merkezde birim amirleri, taşrada Valiler ve Kaymakamlar veya görevlendirecekleri sorumlular tarafından imzalanan Arşivden Malzeme İsteme Fişi kullanılır (EK-4).

Merkez birim arşivleri, malzemeden 27 nci madde hükümleri çerçevesinde yararlanır. Kurum arşivinde arşiv malzemesi olarak saklanan malzemenin aslı hiçbir şekilde arşivlerden dışarı çıkarılamaz. Ancak Devlete; gerçek veya tüzelkişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre çıkarılmış örnekler verilebilir ya da mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerce görevlendirilecek yetkililerce yerinde inceleme yapılması sağlanabilir.

Araştırmaya AçmaEdit

Madde 46- Sürekli kalması gereken arşivlik malzemenin araştırmaya açıl­ması. Bakanlar Kurulunun 89/14269 sayılı kararıyla belirlenerek 18.9.1989 tarih ve 20286 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Devlet Arşivlerinde Araştırma veya inceleme Yapmak İsteyen Türk veya Yabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Tabî Olacakları Esaslara göre yapılır.

Yedinci BölümEdit

Çeşitli Hükümler Devlet Arşiviyle İşbirliğiEdit

Madde 47- Bakanlıkça, arşivle ilgili her türlü iş ve işlemlerin yürütülmesinde Devlet Arşiviyle işbirliği yapılır.

Yürürlükten Kaldırılan HükümlerEdit

Madde 48- 6 Şubat 1969 tarihli ve 13120 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan] İçişleri Bakanlığı Merkez Kuruluşları Arşiv Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

YürürlükEdit

Madde 49- Bu Yönetmelik hükümleri, Resmi Gazete'de yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

YürütmeEdit

Madde 50- Bu Yönetmelik hükümlerini İçişleri Bakanı yürütür.

İç linklerEdit

Dış linklerEdit

Community content is available under CC-BY-SA unless otherwise noted.