Merkezi Finans ve İhale Birimi

1. Merkezi Finans ve İhale Birimi. Türkiye'de Avrupa Birliği tarafından finanse edilen programlar çerçevesinde gerçekleşen hizmet, mal, iş ve hibelere ilişkin ihalelerin genel bütçeleme, ihaleye çıkma, sözleşme imzalama, ödeme, muhasebe ve mali raporlaması bakımından tek sorumlu olacaktır. Merkezi Finans ve İhale Birimi, hizmetlerin, malların, işlerin ve hibelerin ihalesine ilişkin Avrupa Birliği kural, düzenleme ve usullerine bağlı kalınmasını ve uygun bir raporlama sisteminin işlemesini sağlayacaktır.

2. Programın uygulanmasına ilişkin teknik konuların tüm sorumluluğu her bir program için, uygulamadan sorumlu olan yetkilidedir. (Kıdemli Program Görevlisi)

3. Merkezi Finans ve İhale Birimi, Kıdemli Program Görevlisine, talebi üzerine, Avrupa Birliği dış yardım uygulama usulleri (örn. İhale ve sözleşme usulleri) ile ilgili tavsiyelerde bulunacaktır. Bununla birlikte, teknik uygulamanın tüm sorumluluğu Kıdemli Program Görevlisinde olacaktır. Merkezi Finans ve İhale Birimi, ihtisaslaşmış danışmanlık kapasitesi geliştirecek ve bu amaç için gerekli dokümantasyonu bulunduracaktır.

4. Merkezi Finans ve ihale Birimi özellikle aşağıdaki görevleri yerine getirecektir:

a) İhaleye çıkılması:

Kıdemli Program Görevlisinden standart formatta görev tanımlarını, teklif taleplerini, teklif özet dokümanlarını almak, Avrupa Birliği prosedürleri doğrultusunda teklifte bulunanlar için bilgi sağlamak; Avrupa Birliği Komisyonu'na, ihale duyurularının internette (Europeaid WWW sitesi) ve Mali Tüzüğün değiştirilmiş 118 no'lu maddesinde öngörüldüğü gibi Avrupa Toplulukları Resmi Gazetesi'nde ilan edilmesi için talepte bulunmak; programların uygulama durumuna dair üçer aylık değerlendirmelerin Kıdemli Program Görevlisi tarafından düzgün biçimde hazırlanmasını denetlemek; aynı zamanda tüm teklif başvurularını da alan Kıdemli Program Görevlisi tarafından hazırlanan kısa listelerin ve ihale dokümanlarınn idari tasdiki; Avrupa Birliği kurallarıyla uyumunu sağlamak için uygun biçimde denetleme yapmak ve değişiklik talep etmek; teklif dosyalarının uygun bir şekilde hazırlanmasını temin etmek, ihale dosyalarını teklif verenlere göndermek; Değerlendirme Komitesinin oluşumunu denetlemek; teklif değerlendirmelerinde oy kullanma hakkı olmayan başkan ve oy kullanma hakkı olmayan sekreter olarak Değerlendirme Komitesinde bulunmak, usullere uygunluğu sağlamak; tekliflerin değerlendirmeleri sırasında tavsiyede bulunmak ve idari destek sağlamak; ilgili Değerlendirme Komitesi tarafından hazırlanacak teklif değerlendirme raporunun usulüne uygun olarak hazırlanmasını temin etmek.

b) Sözleşme yapılması:

Avrupa Birliği idari usullerinin düzgün biçimde uygulanmasını sağlamak üzere değerlendirme ve sözleşmenin yapılması işleminin denetlenmesi (Ancak Kıdemli Program Görevlisinin sorumluluğunda olan değerlendirme süreci, teknik veya mali seçimlere, usuller konusunda tavsiyede bulunmak dışında karışmayacaktır); gerektiğinde sözleşme müzakerelerinin yapılması (Kıdemli Program Görevlisi teknik destek sağlayacaktır). Kıdemli Program Görevlisinin talebi ve teknik tavsiyeleri doğrultusunda sözleşmelerin taslağının yazılması, hazırlanması ve imzalanması; Avrupa Birliği İdari ve yasa şartlarıyla uygunluğun sağlanması ( uyumsuzluk durumunda, Program Yetkilendirme Görevlisi ilgili Kıdemli Program Görevlisini yazılı atarak bilgilendirmelidir); Program Yetkilendirme Görevlisi tarafından (AB Komisyonu tarafından tasdik edilmiş) sözleşmenin imzalanması; Program ve Proje ile yapılan sözleşmenin kaydının tutulması. c) Muhasebe:

Bir muhasebe sisteminin kurulması ve sürdürülmesi; her sektör programı için aynı kayıtların tutulması ve program, proje, sözleşme, vs. için yapılan bütün ödemeler için uygun muhasebe kaydının tutulması; Mali hesapların bütün standart kontrol ve mutabakatlar ile işletilmesi;

d) Ödemeler:

Ödemeleri o tarihte yürürlükte olan standart Avrupa Birliği usullerine uygun olarak yapmak; müteahhitlerin ödeme taleplerini almak, bunların meşruiyetini kontrol etmek, uygun olduğu takdirde Kuruluş Program Görevlisinden onay talep etmek (okundu ve onaylandı), ya da gerekiyorsa müteahhite değişiklik için dönmek.

e) Raporlama:

Ulusal Fona, Ulusal Yardım Koordinatörü ve Ankara'daki Avrupa Birliği Komisyonu Temsilciligine dağıtması için her programın mali durumunu içeiren aylık raporları, gelecekte yapılacak olan ihalelere ilişkin zaman cetvelini, gerçekleştirilmiş ihale değerlendirmelerini,yapılan sözleşmeleri,projelerin nasıl uygulandığına dair detayları,varsa karşılaşılan sorunları,gelecek için perspektifleri,ve Komisyon ve/veya Ulusal Yetkilendirme Görevlisi ve Ulusal Yardım Koordinatörü tarafından talep edilebilecek diğer gerekli bilgileri sağlamak.Raporlama,aynı zamanda her programın ortak finansman bölümlerini de kapsayacaktır.

MFİP web sayfasına ulaşmak için tıklayınız:

External linkler

• http://www.cfcu.gov.tr/index.php?lng=tr