Yenişehir Wiki
Register
Advertisement

Genel olarak toplantı nedir?[]

Tanım ve toplantı şekilleri[]

5442 Sayılı Yasanın 9. Maddesine göre;

  • Vali , İlde Devletin ve Hükümetin temsilcisi ve ayrı ayrı her Bakanın mümessili ve bunların idari ve siyasi yürütme temsilcisi,

27.maddesine göre de ;

  • Kaymakam, İlçe genel idaresinin başı ve ilçede hükümetin temsilcisi ve ilçenin genel idaresinden sorumludur.

Gerek Vali ve gerekse Kaymakamın en önemli ve etkin görevlerinden birisi de değişik mevzuatla kurul ve komisyon olarak karşımıza çıkan oluşumlara başkanlık yapmasıdır. Bu oluşumların kelime anlamlarının açıklanmasında yarar bulunmaktadır.(1)

Kurul: Bir işi yapmak veya yönetmek için görevlendirilmiş kişilerden oluşmuş topluluk, heyet, konsey,

Komisyon: (Fransızca Commision) alt kurul, encümen, komite,

Komite: (Fransızca Comite) alt kurul, encümen, komisyon,

Heyet: (Arapça Hey’et) kurul,

Meclis: (Arapça Meclis) bir konuyu konuşmak veya görüşmek için yapılan toplantı ve bu toplantının yapıldığı yer, şura,

Büro: (Fransızca Bureao) 1- Çalışma odası, yazıhane, 2- Danışma ve yazı işlerinin yürütüldüğü iş yeri,

Encümen: (Farsça Encumen)Kelime anlamı itibariyle yıldızlar demektir. Dilimizde bazen yeni uyarlanan demecelerle yarkurul, Fransızcanın tesiriyle komisyon, komite, denmektedir.

Toplantı: Birden çok kimsenin türlü amaçlarla bir araya gelmesi, içtima, Bir gündem üzerinde görüşmek amacıyla ilgililerin katılmasıyla yapılan birleşim, Şeklinde karşımıza çıkmaktadır.

Toplantı nedir?[]

Vali ve Kaymakamların başkanlık ettiği kurul ve komisyonların, bir işi yapmak veya bir gündem üzerinde görüşmek amacıyla ilgililerin katılmasıyla bir araya gelmesi yani toplantı yapması demektir. Hiçbir kuruluş toplantı yapmaksızın işleyemez. Bu sebeple Vali ve Kaymakamların başkanlık ettiği toplantılar, kimlerden oluşur, nasıl planlanır, nasıl sevk ve idare edilir, nasıl karar alınır ve takip edilir. Bu konularda bazı bilgiler vermek faydalı olacaktır.

Toplantı Kimlerden Oluşur?[]

Mevzuatımızda bazı kurul ve komisyonlara katılacak üyeler görev unvanları belirtilmek suretiyle tek tek sayılırken, bazı hallerde katılacak üyelerin seçimini Vali ve Kaymakamlara “uygun göreceği kamu idare ve kuruluşların yöneticileri”, “lüzum görülecek diğer şahıslar” gibi ifadeler kullanarak bırakılmıştır.

Bu durumlarda önce toplantıya kimlerin katılmasının gerektiği belirlenmelidir. Hemen belirtmek gerekir ki takdir hakkının bazı olumsuz etkilenmelerden uzak ve objektif şekilde kullanılması kararlara güven duyulmasını sağlayacak ve başarıyı arttıracaktır.

Toplantı Yapılması Nasıl Planlanır?[]

Önce toplantının ne zaman yapılacağını bilmek gerekmektedir. Mevzuatımızda gösterilen kurul ve komisyonların bazen “gerektiğinde”, bazen “Başkanın lüzum göreceği zaman”, “periyodik olarak toplanmasının gösterildiği zaman” ve bazen de “her yıl veya dönemin başlarında tespit edildiği zaman” toplanması sağlanır.

Toplantı gündemi[]

Toplantıların önceden belirlenecek bir gündem doğrultusunda yapılması gerekir. Gündem aynı zamanda kurul ve komisyonlara katılan üyelere hazırlanma imkanı vermektedir.

Toplantı gündeminde dikkat edilecek husular=[]

Gündem hazırlanırken şu hususların gündemde yer almasında fayda vardır.(2)

i)Toplantının yeri, tarihi, zamanı ve adı,

ii)Bir önceki toplantının tutanağı,

iii)Bir önceki toplantıda ortaya çıkan konular,

iv)Tartışılıp karara bağlanması gereken diğer konular,

v)Daha farklı konular,

vi)Bundan sonraki toplantının tarih, saat ve yeri.  Ayrıca, toplantının başarılı ve faydalı olması bakımından toplantı yapılacak yerlerin özellikleri ve toplantılarda oturma düzenleri çok önemlidir.(3)

Toplantı yerinin özellikleri:[]

i)Toplantı yeri seçilirken ısı, ışık, havalandırma gibi unsurlar göz önüne alınmalı, toplantı odası veya salonunun görünümünün hoş ve güzel olmasına dikkat edilmelidir.

ii)Toplantıya katılanların rahatça nefes alabilmeleri, birbirlerini kolayca görebilmeleri, rahat oturabilmeleri, iyi işitebilmeleri, odanın ışığından ve ısısından rahatsız olmamaları gereklidir.

iii)Toplantı odasında açık renkler hakim olmalı, içeride salon çiçekleri bulunmalıdır. Odanın veya salonun ısıtılması, aydınlatılması ve havalandırılması iyi olmalıdır.

iv)Toplantı odası fiziki olarak gürültüden uzak veya tecrit edilmiş olmalıdır.

v)Toplantı odası veya salonunda koyu renkli lambriler, koyu renkli ve cila kokan masa ve koltuklar rahatsız edicidir. Koltukların hareket etmeyecek şekilde sabit veya ağır olması da iyi değildir.

Toplantılarda oturma düzenleri ile ilgili modelleri:[]

i)Oval veya Daire Düzeni Toplantı (Yuvarlak masa toplantısı): Eşit düzeyde yetkililerin ve temsilcilerin katıldığı, tartışmaya ve katılıma açık en demokratik toplantı düzenidir.

ii)L veya V Düzeni Toplatı: Toplantı için uygun olmayan ortamlarda avantaj sağlar ancak etkili bir toplantı düzeni değildir.

iii)T Düzeni Toplantı: Katılanlar konuşmacıyı rahat izler, grup iletişimini kolaylaştırır.

iv)Konferans Düzeni Toplantı: Çok sayıda kişinin katılacağı ve bilgilendirme, yönlendirme, eğitme, emir verme amacıyla yapılan toplantılar için uygundur. Yönetici en önde ve üstte, katılanlar toplu halde yöneticinin karşısındadırlar. Pasif bir toplantı yöntemidir.

v)Sınıf Düzeni Toplantı: Eğitici amaçlı toplantılar için yararlıdır. Not tutma, yazı yazma üstünlükleri vardır. Ancak iletişimi güçleştiren bir toplantı türüdür.

vi)U Düzeni Toplantı: Oldukça sık başvurulan ve uygulanan bir toplantı düzenidir. Etkinliği sağlayan ve iletişimi kolaylaştıran avantajları vardır.  vii)Dikdörtgen Düzeni Toplantı: Heyet, kurul komisyon gibi 7-11 kişilik karar alma, danışma, müzakere, değerlendirme, eşgüdüm vb. amaçlı toplantılar için çok uygundur. Başkan dikdörtgenin duvar dibinde olan ucunda oturur. Ancak, karşılıklı iki heyet toplantılarında ise taraflar dikdörtgen masanın 2 tarafında yer alırlar. Heyet Başkanları ise masanın ortasında otururlar.

viii)Kare Düzeni Toplantı: Küçük kare, 3-4 kişilik veya komite gibi küçük toplantı grupları için uygundur. Büyük kare düzeni ise dört taraflı yada çok taraflı grup toplantıları için uygundur.

Toplantıya başlamadan önce yoklama[]

Bir toplantıya başlamadan önce toplantıda bulunması gerekenlerden gelmeyenler kimlerdir? Mazeretlerini bildirmişler midir? Mazeretleri Vali ve Kaymakamlar tarafından mevzuata uygun görülmüş müdür? Bunlara dikkat edilmelidir. Hemen hemen her toplantının bir başlama zamanı vardır. Ancak bazı üyeler toplantıya gecikmelerle katılırlar. Önceden gelen üyeler son üye veya üyelerin ne zaman geleceğini bilmeksizin oturup beklerler. Üyelerin zamanında gelmesini öğrenmeleri için toplantının vaktinde başlatılması gerekir. Sürekli geç gelen üyenin ise personel kanunlarında belirtilen disiplin hükümlerine göre cezalandırılacağı kendisine hatırlatılmalıdır.

c-Toplantı Nasıl Sevk ve İdare Edilir?(4)[]

Herşeyden önce Başkan, toplantıya zamanında gelip zamanında başlamalıdır. Toplantı mutlaka gündemle başlanmalı ve başkan tarafından önce toplantının amacı açıklanmalı ve gündem okunmalıdır.

Başkan önce kısa bir açış konuşması yaparak toplantıyı başlatmalı, kendisi fazla konuşmamalı, tarafsız kalmalı, ancak gerektiğinde açıklama yapmalıdır.

Toplantıda 20-30 sayfalık raporlar okutulmamalıdır. Aksi halde kimse ilgilenmez, dinlemez ve etkilenmez. Ancak ilgili rapor önceden katılanlara dağıtılmış olmak kaydıyla 2-3 sayfalık özet rapor sunularak tartışma sağlanmalıdır.

Toplantıda yapılan konuşmalar dikkatle dinlenmeli ve not edilmelidir. Toplantının yan konulara sapılmasına izin verilmemelidir. Bunları ortaya atan kişilere nezaketle engel olunmalıdır.  Toplantıya katılan herkes tartışmaya sokulmalıdır. İçe dönük kişiler konuşturulmalı, çok konuşan ve sık sık söz alan kişilerde sınırlanmalı, gerektiği kadar söz hakkı verilmelidir.

Toplantının genel amacı her an göz önünde bulundurularak önce toplantıya katılanların görüş ve önerilerinin ortaya çıkması beklenmeli, temel fikir ve öneriler en sona saklanmalıdır.

Toplantıda kimin hangi konuda, ne zaman ve ne kadar konuşacağına toplantı başkanı karar vermelidir. Böylece toplantının kontrolü ve katılımı sağlanmalı ve sapmalar önlenmelidir.

Toplantıda, başkan olarak istediğiniz doğrultuda karar almak için, sizi destekleyen ve sizin fikrinizde olanlara öncelikle söz verilmelidir. Bu takdirde çekimser olanlarda sizin tarafınıza geçecek, karşı olanlar ise açıkça karşı çıkmaktan çekineceklerdir.

Toplantıya katılanlar daima dinamik ve enerjik tutulmalıdır. Bu zaman zaman konuşmanızdaki ses tonlarıyla, konuyu değiştirerek veya bir fıkra anlatarak veya kısa bir ara vererek sağlanmalıdır.

Toplantıya katılanlara, sözlerinde görüş ve önerilerde serbest olmaları için baştan imkan verilmelidir. Bir toplantının başarısı, katılanların tartışmaya ve karara katılmasıyla sağlanır.

Toplantılarda tartışmalara katılan görüş, eleştiri ve öneri sahiplerine samimi bir şekilde teşekkür edilmeli, manevi ve psikolojik destek verilmelidir.

Toplantıda olumsuz manevi uyarımlar, alaycı davranışlar, iğneli ve kinayeli konuşmalar ve sataşmalar engellenmesi, bu tür davranışlar ve bu yola başvuranlar onaylanmamalı, destekliyormuş gibi görünmemelidir. Üyeler arasında doğan çatışmalar büyütülmeden çözümlenmeli ve önlenmelidir.

90 dakikadan fazla sürece toplantılarda araya 15-20 dakikalık dinlenme ve ikram molası verilmelidir.

Toplantının amacına ulaşması ve gerekli kararın alınması sağlanmalı, gündemdeki her konu yeterli tartışmadan sonra özetlenip karara bağlanmalı, kararlar oy çokluğu ile değil oy birliği ile alınmalıdır. Aksi halde muhalif kalanlar uygulamayı engelleyebilirler.

Toplantı sonunda toplantı tutanağı hazırlanmalı ve katılanlara imzalattırılmalıdır. Son sözü başkan söylemeli ve toplantı mutlaka zamanında bitirilmelidir.

d- Toplantıda Nasıl Karar Alınır ve Takip Edilir?[]

Her toplantı ile ilgili olarak, görevlendirilen kâtipler vasıtası ile tutanak düzenlenmeli, ulaşılan sonuçların bir karar halinde ve herkesçe anlaşılan şekilde yazılıp imzalanması sağlanmalıdır.

Eğer ilgili mevzuatta belirlenmiş bir form yoksa, tanzim edilecek kararlarda şu hususların bulunmasına dikkat edilmelidir.(5)

1-Metnin Başına:[]

i)İl veya İlçe belirtmek suretiyle kurul ve komisyonun adı,

ii)Karar tarihi,

iii)Karar sayısı,

2-Karar Metninde: Kurulun;[]

i)Hangi mevzuat hükmü veya hangi makamın istemesi üzerine

ii)Hangi konu veya gündemi görüşmek üzere,

iii)Kimin başkanlığında ve kimin katılımı ile,

iv)Hangi tarih ve saatte nerede toplandığı,

v)Hangi konu ve mevzuatın incelenerek, kimlerin açıklamaları dinlendikten veya hangi yerde keşif ve inceleme yapıldıktan sonra,

vi)Niçin, neye veya nelere karar verildiği,

vii)Kararda yer alan hususların hangi birim veya görevlilerce yerine getirileceği ,

viii)Kararlardan birer örneğinin hangi sebeple kime veya kimlere, (bilgi, başvurusuna cevaben, gereği için, onay için) verileceği veya nerelere gönderileceği,

ix)Kararın oy birliği veya oy çokluğu ile mi alındığı,

x)Oy çokluğu ile alınması halinde karşı oyun ne olduğu ve ilgilisince ayrışık oy olarak imzalanmasının gerektiği,

3-Metnin Altındaki İmza Bölümünde:[]

Başkandan başlamak üzere ilgili düzenleyici hukuki metinlerde gösterilen sıraya göre katılanların ad ve soyadları ile görev ve unvanları yazılmalı, kurulda üye olmakla birlikte toplantıya katılmayanın mazereti de bu bölümde (izinli, raporlu, görevli gibi) kısaca belirtilmelidir.

Toplantı sonunda alınan kararlar yazdırıldıktan sonra en az 2 gün içinde katılanlara imzalattırılmalı, kararı en son başkan imzalamalıdır.

Toplantıda alınan kararlar uygulanabilir olmalı ve yazılı hale getirildikten sonra ilgililere gönderilmelidir. İlgili kurumlara gönderilen karar gereklerinin yerine getirilip getirilmediğini, gerekirse yerinde gezip görerek veya telefon ve diğer iletişim vasıtaları ile takip edilerek uygulanması sağlanmalıdır.

III - TOPLANTIYA KATILANLARIN GÖREVLERİ:[]

Toplantının başarısı, toplantı başkanının başarılı yönetimine bağlı olduğu kadar, toplantıya katılanlarında olumlu biçimde tartışmaya katılmasına ve toplantı kurallarına uymasına bağlıdır.(6)

Toplantıya Katılanların Uyması Gereken Kurallar ve Görevleri Şunlardır:[]

1-Toplantıya mutlaka zamanında gelinmelidir.

2-Toplantı salonunda gösterilen veya belirlenen yere oturulmalıdır.

3-Söz almadan ve söz verilmeden konuşulmamalıdır.

4-Karşılıklı konuşulmamalıdır. Daima toplantı başkanına hitaben konuşulmalıdır.

5-Az ve öz konuşulmalı; uzatılmamalıdır.

6-Oturduğunuz yerden konuşulmalı; ayakta konuşma yapılmamalıdır.

7-Sık sık söz almamalıdır. Sona doğru söz alma tercih edilmelidir.

8-Konudan dışarı çıkılmamalıdır.

9-Tartışmaya katılmalı, toplantıda dinleyici ve seyirci kalınmamalıdır.

10- İlk söz almada yalnız bir nokta ele alınmalı; her şey birden ortaya atılmamalıdır.

11-Görüş ve fikirler öneri ve eleştiriler örneklerle veya istatistiklerle (rakamlarla) veya hukuki dayanaklarla veya bilimsel kaynaklarla açıklanmalıdır. Havaya konuşma yapılmamalıdır.

12- Nutuk çekmeden, açık ve doğal konuşulmalıdır.

13- Kimsenin sözü kesilmemeli; karşılıklı konuşulmamalıdır.

14- Konuşulanları iyi dinlemeli ve not alınmalıdır.

15-Söyleyecek her şeyin kabul edilebilirliği önceden düşünülmelidir. Kabul edilmesi olanaksız teklifler ileri sürülmemelidir.

16-Eğer biri, sizin kabul etmeyeceğiniz bir fikir ileri sürdüyse, kendisine soru sorarak açıklama istenmeli, sebebi ve gerekçesi öğrenilmelidir.  17-Konuşma sırasında ses tonu yükseltilmemelidir.

18-Kırıcı ve yıkıcı tenkit edilmemeli; olumlu ve yapıcı öneriler getirilmelidir.

19-Konuşmaya başlarken ve konuşma sonunda başkana ve heyete saygılar sunulmalı ve teşekkür edilmelidir.

20-Büyük ve kalabalık toplantılarda, Başkan ve katılanlar, sözlerin başında ve sonunda saygıyla selamlanmalı; kendilerine “saygılar” sunulmalıdır. Konuşma sırasında başkana (yöneticiye) ve katılanlara daima unvanlarıyla veya eş düzeydeki üyelere soyadlarıyla hitap edilmelidir.

TSHH'de toplantı[]

İnternette toplantı konusu[]

  • Mevcut durumun değerlendirilmesi
  • Yeni yaklaşım/ürün geliştirme
  • Mevcut veya olası sorunların
Tespiti
Nedenlerinin değerlendirilmesi
Çözüm yollarının araştırılması
  • Birden fazla kişinin katılımıyla gerçekleştirilen bir iletişim

süreci

Mevcut durumun değerlendirilmesi[]

  • Bilgi vermek
  • Karar almak

İç linkler[]


Dış linkler[]


Dahili Linkleri[]

Harici linkler[]

Advertisement