I. BÖLÜM
Genel Esaslar[]
Amaç
Madde 1.- Bu Yönetmeliğin amacı;
A- Valilik ve kaymakamlık bürolarının kuruluşunu, bu bürolarda görevli personelin statüsünü, görev, yetki ve sorumluluklarını belirtmek,
B- Valiliklere ve kaymakamlıklara gelen evrak ile valilik ve kaymakamlık bürolarından giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilme ve teslim edilme, dosyalama ve arşivlenme esaslarını düzenlemek,
C- İl ve ilçelerdeki genel idare kuruluşlarının valilikler ve kaymakamlıklar kanalı ile yapacakları yazışmaların esasını belirleme,
Suretiyle valilik ve kaymakamlık büroları iş ve işlemlerinin uyumlu, süratli, verimli bir şekilde ve güvenli bir çalışma düzeni içinde yapılmasını sağlamaktır.
Kapsam
Madde 2.- Bu Yönetmelik hükümleri;
Valilik ve kaymakamlık makamlarına bağlı olarak kurulan büroların görev, yetki ve sorumlulukları ile iş ve işlemlerini kapsar.
İlçelerde kuruluşu olmayan veya görevlisi bulunmayan sivil savunma ve planlama hizmetlerinde de bu Yönetmelik hükümleri uygulanır.
Hukuki Dayanak
Madde.- Bu Yönetmelik, 10.06.1949 tarih ve 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ile bu Kanunun ek ve değişikliklerine ve 14.02.1985 tarih ve 3152 Sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun ilgili hükümlerine dayanarak hazırlanmıştır.
Tanımlar ve Deyimler
Madde 4.- Bu yönetmelikte yer alan deyimlerden;
A- Bakanlık, İçişleri Bakanlığını ifade eder.
B- Merkezi idarenin merkez kuruluşları, Başbakanlık ve Bakanlıklar ile bağlı kurum ve kuruluşların merkezi kademe birimleridir.
C- İl genel idare kuruluşları, İlin mülki idare bölümü içinde hizmet gören ve valiye bağlı olarak çalışan merkezi idarenin il kademesindeki birimleridir.
D- İlçe genel idare kuruluşları, ilce mülkî idare bölümü içinde hizmet gören ve kaymakama bağlı olarak çatışan merkezi idarenin ilce kademesindeki birimleridir.
E- Mahalli idareler, Büyükşehir belediyeleri, belediyeler, II özel idareleri, köyler ve bu idarelerin kendi aralarında kurduktan birliklerdir.
F- Büro, Yönetmeliğin 9. maddesinde yer alan müdürlük vs şeflikleri ifade eder.
G- Masa, Bürolar ve şefikler içinde belirli işlemlerin yapıldığı, yürütüldüğü veya yerine getirildiği kısımdır.
H- İmzaya yetkili amir, Vali, kaymakam, bunların evrak havale ve imhasına yetkili kıldığı görelidir.
J- Dilekçe, Yetkili bir makama sunulan ve kişilerin kendileriyle veya kamu ile ilgili istek ve şikâyetlerini kapsayan bir veya daha çok imzalı yazılı müracaattır.
K- Koli, Basılı kâğıt veya evrakın posta kurallarına göre paketlenmiş, toparlanmış veya kutulanmış şekildir.
L- Evrak, il ve ilçelerde görülen hizmetler, yapılan iş ve işlemler ve haberleşmeler sırasında veya sonucunda kamu kuruluşları; gerçek veya tüzel kişiler tarafından üretilen her türlü yazılmış, basılmış, postalanmış, tellenmiş, kayıt bandına veya filme alınmış belgelerdir.
Evrak, bu Yönetmelik acısından aşağıda belirtilen türlere ayrılır;
a) Özellik taşıyan evrak; Üzerinde ayrı bir gizlilik veya ivedilik derecesi bulunan çok gizli, gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel, çok ivedi, ivedi ve günlü işareti taşıyan evraktır.
1) Çok gizli evrak; izinsiz olarak açıklandığı takdirde Milletimize ve Müttefiklerimize hayati bakımdan son derece zarar verecek olan, güvenlik bakımından son derece önemli bilgileri kapsayan ancak, belirli yetkideki görevlilerce bilinmesi ve görülmesi gereken ve el değiştirmesi ile saklanması özel bir usule tabi olan evraktır.
2) Gizli evrak; izinsiz olarak açıldığı takdirde Ulusal güvenliğimiz, saygınlık ve çıkarlarımızı ciddi biçimde bozacak olan ve kapsadığı konu itibariyle yetkisiz kimselerce bilinmesi sakıncalı görülen evraktır.
3) Özel evrak; izinsiz olanak açıklandığı takdirde Milletimizin veya bir şahsın zarar görmesine sebep olacak ve muhatabı olan makam sahiplerine güvenlik içinde ulaşması gereken evraktır.
4) Hizmete Özel evrak; ihtiva etliği bilgi itibariyle çok gizil, gizli ve özel gizlilik dereceleri ile korunması gerekmeyen, fakat hizmeti yürütmesi gerekenlerden başkası tarafından bilinmesine ihtiyaç duyulmayan evraktır.
5) Kişiye özel evrak; gizlilik dereceli olmayıp ancak, gittiği yerde, ve önceki İşlemlerinde belirli şahısların, amir veya sadece onun yetki verdiği personelin açabileceği evraktır. Mokam sahibinin adıma gelen evrak, üzerinde ayrı bir işaret taşımasa dahi kişiye özel evrak sayılır.
6) Çok ivedi evrak; kapsam bakımından derhal ve hiç bekletilmeden muhatabı olan birime veya görevliye teslimi gereken evraktır.
7) İvedi evrak; kapsamı bakımından süratle muhatabı olan birime veya görevliye teslimi gereken evraktır.
8| Günlü evrak; belirli bir zamanda veya evrakta belirtilen süre içinde bitirilerek muhatabı olan makama cevap verilmesini gerektiren evraktır.
9) Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği, TBMM Başkanlığı Genel Sekreterliği ve Başbakanlık Makamlarından gelen evrakla, Bakan imzasını taşıyan evrak özellik taşıyan evrak gibi işlem görür.
10) Telgraf, teleks, faks, telefaks yazıları.
b) Değerli evrak; Kendisi veya ekleri para veya pul, çek, bono, hisse senedi gibi paraya çevrilebilir olan evrak ve teminat mektupları ile para ihbarnameleri değerli evraktır.
c) Normal evrak; Yukarıda a ve b fıkralarında belirtilenler dışında kalan evrak normal evraktır.
Evrakın el değiştirmesi ve muhafazası konusunda Bakanlık Koruyucu Güvenlik Özel Talimatı hükümleri saklıdır.
II. BÖLÜM
Yazışma Kuralları ve Kanalları[]
Genel İdare Kuruluşlarının Yazışmaları[]
Madde 5.- Genel idarenin merkez ve taşra kuruluşlarının yazışmaları :
A- Merkezi idarenin merkez kuruluşlarının il ve ilçelerdeki kuruluşları ile ilgili haberleşme ve yazışmaları valilik,
B- İl genel idare kuruluşlarının il ve ilçe kademeleri arasındaki yazışmaları valilik ve kaymakamlık,
C- Bir ilin merkez ilçesindeki genel idare kuruluşları arasındaki yazışmalar valilik,
D- Aynı ilçedeki genel idare kuruluşları arasındaki yazışmalar kaymakamlık,
E- Ayrı ayrı illere ait merkez ilçelerdeki genel idare kuruluşları arasındaki yazışmalar ilgili valilikler,
F- Bir ilin veya diğer illerin ayrı ayrı ilçelerindeki genel idare kuruluşları arasındaki yazışmalar kaymakamlıklar,
Kanalı ile yapılır.
G- Bir ilin merkez ilçesindeki genel idare kuruluşlarından diğer illerdeki ilçe genel idare kuruluşlarına gidecek evrak valilikçe imzalanır ve ilgili kaymakamlığa yazılır.
H- İlçe genel idare kuruluşlarından, diğer illerin merkez ilçelerindeki genel idare kuruluşlarına gidecek evrak kaymakam tarafından imzalanır ve ilgili valiliğe yazılır.
Bunlardan niteliği bakımından, genel koordinatör yetki ve sıfatları itibariyle valiler ve kaymakamlarca bilinmesi gerekliliği bulunmayan yahut hesap ve teknik hususlar ile ayrıntıya ilişkin istatistiki bilgi derlenmesine, bazı maddi durumların tespitine, olayların aksettîrilmesine ilişkin yazışmalar valilik ve kaymakamlık kanalından geçirilmeyip haberleşme doğrudan doğruya ilgili kuruluşlar arasında yapılabilir.
Hangi evrakın hu nitelikte olduğu, mülkî amirliklerce gerektikçe yönergelerle belirtilir.
Telsiz, teleks, telefaks vb. seri haberleşmede, üst mercilere iletilmesi gerekli bilgi ve yazılar, ilde valinin veya ilgili vali yardımcısının, ilçede kaymakamın imzasıyla, acele hallerde bunların bilgileri dahilinde gönderilir; üst merciden gelen telsiz, telefaks, teleks yazılarından benzer nitelik taşıyanlardan ise birer örneği ilde valiliğe, İlçede kaymakamlığa verilir.
Yukarıda belirtilen haberleşme ve yazışmalarda, valilik ve kaymakamlığa bağlı genel idare kuruluşlarından çıkan yazılar vali, kaymakam veya imza yetkisi verdikleri görevlilerce imzalanır.
Bazı genel idare kurum ve kuruluşlarımın kendi kanunlarında yer alan özel hükümler saklıdır.
Bölge Kuruluşları ile İlgili Yazışmalar
Madde 6.- İl veya ilçe genel idare kuruluşlarından bölge kuruluşlarına giden evrak valinin veya kaymakamın imzası ile doğruca bölge kuruluşuna gönderilir.
Bölge kuruluşlarının İl veya ilçe içindeki genel idare kuruluşları ile ilgili yazışmaları valilik ve kaymakamlık kanalı ile yapılır.
Bazı bölge kuruluşlarının kendi kanunlarında yer alan özel hükümler saklıdır.
Mahalli idarelerin Yazışmaları
Madde 7.- Mahalli idarelerin, 3030 sayılı Kanun hükümleri hariç, genel idarenin merkezi kuruluşları ile ilgili yazışmaları valilik;
Bir ilçeye bağlı belediyelerin, köylerin ve bunların kurduğu birliklerin iI merkez kuruluşları ile ilgili yazışmaları kaymakamlık;
Kanalıyla yapılır.
Dilekçenin Verileceği Makam
Madde 8.- İl veya ilçe genel idare kuruluşlarının görevlerine ilişkin dilekçelerle vali ve kaymakamların bölgesel kuruluşlar ve mahalli idareler üzerindeki gözetim ve denetim alanına giren konulara ait ihbar ve şikâyet dilekçelerinin ilgili valilik ve kaymakamlığa verilmesi asıldır.
Ancak bunlardan, maddi olay ve durumların kaydına, belirlenmesine veya bilinmesine ilişkin dilekçeler doğrudan doğruya ilgili kuruluşa verilebilir.
Dilekçeler; vali, vali yardımcısı, kaymakam veya yetki verilecek diğer görevliler tarafından havale ve imza edilir.
Dilekçeye verilen cevaplar da gelişindeki usule göre dilekçe sahibine ulaştırılır.
III. BÖLÜM
Büroların Kuruluş ve Görevleri
Büroların Kuruluşu
Madde 9.- il ve ilçelerde aşağıda belirtilen bürolar bulunur :
İllerde:
A- Özel Kalem Müdürlüğü ve buna bağlı olarak,
- Asayiş, olağanüstü hal ve kozmik şefliği,
B- Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü,
C- İdare Kurulu Müdürlüğü,
D- Yazı İşleri Müdürlüğü ve buna bağlı olarak,
- Evrak Şefliği,
- İşlemler Şefliği,
E- Mahalli İdareler Müdürlüğü,
F- Plânlama ve Koordinasyon Müdürlüğü ve buna bağlı olarak Özel yönetmeliğinde yazılı şeflik,
G- Hukuk İşleri Şefliği,
İlçelerde;
Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğü ve buna bağlı şeflikler,
Valilik ve kaymakamlık bürolarının müdürlük, şeflik, masa memurluğu şeklinde teşkilatlanması asıldır. Ancak, kadro ve personel sağlamada güçlük, yerleşme durumu, işin yoğunluk derecesi, Bakanlık düzenleyici tasarrufları gibi hususlar göz önüne alınarak hizmetler illerde, şefler yerine daha değişik unvanlardaki memurlara gördürebileceği gibi aynı hizmet birden fazla masaya da verilebilir. Birkaç şefliğin işi bir şefliğe, birkaç masanın işi bir memura verilebilir. İlçelerde şeflik hizmetleri yazı işleri müdürlüğünde toplanabilir.
Kaymakamlıklarda özel büro hizmetlerini görmek üzere ayrıca bir sekreterlik kurulabilir.
İl ve ilçelerde yukarıdaki fıkralarda belirtilen düzenleme ve değişiklikler ilgili vali ve kaymakam tarafından yapılır.
Özel Kalem Müdürlüğünün Görevleri :
Madde 10.- Özel Kalem Müdürlüğünün görevleri şunlardır :
A- Valinin özel haberleşme ve gizlilik taşıyan yazışma işlerini yürütmek,
B- Valinin görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek
C- Valinin ziyaret, davet, karşılama, uğurlama, ağırlama, milli ve dini bayramlarla, Atatürkü anma ve mahalli kurtuluş günleri vb. ile her türlü protokol ve tören hizmet ve işlerini düzenlemek ve ilgili diğer kuruluşlarla işbirliği halinde yürütmek,
D- Varsa makama gelen istihbarat, sınır görüşmeleri gibi özel amaçlı ödeneği ve harcama belgelerini valinin direktifi doğrultusunda muhafaza ve gerektiğinde usulünce imha etmek,
E- Makamın koruma ve güvenlik güçleriyle ilgili işlemlerini yürütmek, günlük asayiş raporlarını muhafaza etmek, valinin direktifine göre bu konudaki haberleşme ve yazışmaları yapmak,
F- Sıkıyönetim ve Olağanüstü Halde valilik makamıyla silahlı kuvvetler ilişkilerinin gerektirdiği hizmetleri valinin direktifi altında yürütmek,
G- Askeri birliklerden yardım istemeyi zorunlu kılan durumlarda valiye İl İdaresi Kanunuyla tanınan yetkinin kullanılmasına ilişkin haberleşme ve yazışmaları zamanında yapmak, Olağanüstü Hâl Kanununun gerekli gördüğü büro oluşuncaya kadar ve sözü geçen büroların kaldırılması durumunda yazışma dosyalama ve arşivleme işlerini sağlamak,
H- Koruyucu Güvenlik Özel Talimatı uyarınca, kurulduğu illerde kozmik bürolara verilen işlerden emniyet müdürlükleri dışında valilikleri ilgilendirenleri yürütmek,
I- Vali tarafından verilen ve diğer büroların hizmet alanına girmeyen sair işleri yapmak,
Yazı İşleri Müdürlüğünün Görevleri :
Madde 11.- Valilik Yazı İşleri Müdürlüğünün görevleri şunlardır :
Evrak şefliğinin Görevleri :
A- Valilik adına gelen evrakı almak, kaydetmek, görevli mercie, kişi veya ilgili birimlere dağıtıp ulaştırmak,
B- Valiliğe postayla gönderilen veya kurum ve kuruluşların görevli dağıtıcılarınca getirilen dilekçelerle ilgili havale ve yazışmaları yapmak, sonuçlarını izlemek ve gerekli hallerde ilgililere bilgi vermek,
C- Valilik bürolarından çıkan evrakı kaydetmek, dağıtmak veya postalamak,
D- Gerektikçe evrak hareketi ile ilgili istatistik! bilgi ve rapor hazırlamaktır.
İşlemler Şefliğinin Görevleri :
A- Valiliğin kanun, tüzük, yönetmelik ve Bakanlar Kurulu Kararlarının yayımlanması ile ilgili görevini yerine getirmek, genelge çıkarılması ile ilgili işlemleri yürütmek,
B- Vali, vali yardımcısı, hukuk işleri müdürü, kaymakam adayı gibi Bakanlık personelinin il kademesinde izlenmesi gereken özlük işleriyle bu Yönetmelikte yer alan büro personelinin atanma, yer ve görev değiştirme, kademe ilerlemesi, derece yükselmesi gibi işlerini yürütmek, tayini valiliğe ait Devlet memuru adaylarının yemin işlerini düzenlemek, ilgili memurların sicillerini tutmak, saklamak ve değişiklikleri izlemek, disiplin cezası ve ödüllendirme işlerini yürütmek, izin, memurluğun sona ermesi ve emeklilik işlerini düzenlemek, yürütmek ve izlemek, meslekiçi eğitim çalışmalarını yürütüp geliştirmek,
C- İldeki, kamu personelinin görev kıyafetleri veya günlük çalışma saatlerinin tespiti ile ilgili konularda, valinin direktifi doğrultusunda gerekli işleri yapmak,
D- İlgili personelin askerliğinin ertelenmesi ve diğer özlük işlerini yürütmek,
E- Valiliğin il genel idare kuruluşları, bölgesel kuruluşlar, kamu iktisadi teşebbüsleri ve özel iş yerleri üzerindeki gözetim ve denetim yetkilerinin kullanılmasına ilişkin işleri yürütmek,
F- İçişleri daireleriyle ilgili olduğu halde açıkça bir birimi ilgilendirmeyen dilekçeleri izlemek ve ilgililere bilgi vermek,
G — Genel bütçeden gönderilen ödeneklerin gider tahakkuklarını yapmak, demirbaş, mefruşat, kırtasiye, akaryakıt gibi ayniyat ve mutemetlik, gerektiği hallerde daire müdürlüğü iş ve işlemlerini yürütmek, bakım ve temizlik işlerini gözetmek, Bayrak Kanunu hükümlerinin Vilâyet Konağında uygulamasını sağlamak, arşiv işlerini, düzenleyip, yürütmek,
H- Tabii afetler ile ilgili olarak verilen görevleri yürütmek,
I- Vali tarafından verilen diğer işleri yapmaktır.
J) Lozan Antlaşması hükümleri çerçevesinde, azınlığa ait dini, hayrî, sıhhî, sosyal, eğitsel ve kültürel müesseseler ile bunların kamu kurum ve kuruluşlarıyla ilgili iş ve işlemlerini yürütmek
Planlama ve Koordinasyon Müdürlüğünün Görevleri :
Madde 12.- Plânlama ve Koordinasyon Müdürlüğünün görevleri özel kuruluş ve görev yönetmeliğinde gösterilir.
İdare Kurulu Müdürlüğünün Görevleri ;
Madde 13.- İdare Kurulu Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
A- Memurların yargılanmaları ile ilgili işlemler dahil il idare kurulu ve il disiplin kurulu görevlerine ilişkin iş ve işlemleri hazırlamak ve yürütmek,
B- Valilikçe kamu görevlileri hakkında soruşturma yapılması, bunların görevden uzaklaştırılması, cezalandırılması, bu konudaki izin verme yetkilerinin kullanılması işlemlerini yürütmek, kamu görevlilerine haksız suç isnadında bulunanlar hakkında kamu davası açılması talebini hazırlamak ve ilgili mercilere ulaştırmak,
C- Adlî ve idarî yargı mercilerinde izlenmesi gerekli dava ve konularla ilgili işlemleri izlemek ve yürütmek,
D- 4/12/1984 tarih ve 3091 sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanunun uygulanması ile ilgili işlemleri yürütmek,
E- 1/7/1976 tarih ve 2022 sayılı 65 Yaşını Doldurmuş Muhtaç, Güçsüz ve Kimsesiz Türk Vatandaşlarına Aylık Bağlanması Hakkında Kanun ve diğer kanunlarla tanınan muhtaçlık kararı ve bakım belgesi düzenleme yetkisi işlemlerini yürütmek,
F- Köy kurulması ve kaldırılması bağlanması ve ayrılması, sınır anlaşmazlıkları işleri ile yerleşim yerleri ve tabiî yer adlarının değiştirilmesi işlerini yürütmek,
G- 4/11/1983 tarih ve 2942 sayılı Kamulaştırma Kanunu gereğince, kıymet takdiri ve bilirkişi seçimi konusunda verilen görevleri yapmak,
H- Harita işlerini yürütmek, gizliliği olan haritaları valilik adına koruyup saklamak,
I- Kanunlarla idare kurullarına verilmiş ve verilecek görevleri yapmak,
J- Lozan Antlaşması hükümleri çerçevesinde, azınlığa ait dini, hayrî, sıhhî, sosyal, eğitsel ve kültürel müesseseler ile bunların kamu kurum ve kuruluşlarıyla ilgili iş ve işlemlerini yürütmek
K- Vali tarafından verilen diğer işleri yürütmektir.
Hukuk İşleri Şefliğinin Görevleri
Madde 14.- Hukuk İşleri Şefliğinin görevleri şunlardır:
A- Kanunların valilik hukuk işleri müdürlüğünce yapılmasını gerekli gördüğü inceleme, denetleme hizmetlerine ilişkin sekretarya işlerini yapmak ve işlemlerini yürütmek,
B- Valiliğin dernekler, vakıflar ve kamu tüzel kişiliğine sahip mesleki kuruluşlar üzerindeki gözetim ve denetim yetkileri ile ilgili iş ve işlemleri hazırlayıp yürütmek,
C- Hukuk işleri müdürü tarafından verilen diğer işleri yapmaktır.
Mahalli İdareler Müdürlüğünün Görevleri
Madde 15.- Mahalli İdareler Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
A- Mahalli idarelerin merkezi idare kuruluşlarıyla yazışmalarına aracılık etmek,
B- Valiliğin mahalli idareler ve kurdukları işletme, müessese, teşekkül ve birlikler üzerindeki gözetim ve denetim yetkisi ile diğer vesayet görev ve yetkilerinin kullanılmasına ilişkin iş ve işlemleri düzenlemek ve yürütmek,
C- Plânlama ve Koordinasyon Müdürlüğü İle işbirliği halinde mahalli İdareler hizmetlerinin merkezi idarece tespit olunan hizmet standartlarına, kalkınma plânları ve yıllık uygulama programları ile tespit olunan İlke ve tedbirlere uygunluğunu sağlamak, mahalli idarelerin kaynak ve teknik yardim ihtiyaçlarını ilgili kuruluşlara intikâl ettirmek,
D- Mahalli idarelerin diğer kamu kuruluşları ile ortaklaşa yürütmekte yarar buldukları hizmetler için ilgili kuruluşlar arasında işbirliğini sağlayıcı ve geliştirici çalışmalar yapmak,
E- Belediyelerin kurulması, bazı köylerin veya bağlıların belediyelerle birleşmesi, aynı bucak içinde kalan sınır çizimleri ve mahalli idarelerle ilgili diğer işlemleri yürütmek, (Madde 13/F hariç)
F- Mahalli idarelerle ilgili envanter çalışmaları yapmak ve istatistikler düzenlemek,
G- Vali tarafından yapılması istenen hizmetleri yapmaktır.
Kaymakamlık Yazı işleri Müdürlüğünün Görevleri
Madde 16.- Bu Yönetmelikle valilik bürolarına verilen hizmetler ilçelerde kaymakamlık yazı işleri, bürosunca yürütülür.
Sivil savunma müdürlüğü ile plânlama uzmanlıklarının kurulmadığı İlçelerde bu birimlerin görevleri de kaymakamlık yazı İşleri müdürlüğünce yürütülür.
İlde olağanüstü hal uygulandığı takdirde ilçe olağanüstü hal bürosunun sekretarya hizmetleri de üçe yazı işleri müdürlüğünce görülür.
IV. BÖLÜM
Bağlılık, Yetki ve Sorumluluk
Büroların Bağlılığı
Madde 17.- Valilik Bürolarından;
Özel kalem müdürlüğü ile basın ve halkla ilişkiler müdürlüğü Valiye,
İdare kurulu, yazı işleri, mahalli idareler müdürlükleri ile hukuk isteri şefliği valinin yetkili ve görevli kıldığı bir vali yardımcısına veya il hukuk işleri müdürüne,
Plânlama ve koordinasyon müdürlüğü, özel yönetmeliğinde belirtilmiş mercie,
Bağlıdır.
Büroların bağlı Olduğu Amirlerin Görev ve yetkileri :
Madde 18 — Büroların bağlı olduğu amirler, büronun iş ve işlemlerini sürekli gözetim ve yakın denetim altında bulundurur, hizmetin aksaklık gösterdiği hallerde bu aksaklığı giderici tedbirleri alırlar.
Büro Müdürünün ve Şefinin Yetki ve Sorumluluğu ;
Madde 19.- Her büronun başında bir müdür veya şef bulunur. Büro müdürü ve şefi,
A- Hizmetle ilgili olarak büroya başvuran kişilerin mercii ve muhatabıdır.
B- Bürodaki iş ve işlemlerin iş akımına uygun olarak süratli, verimli ve güvenli yürütülmesini sağlamakla görevli, yükümlü ve sorumludur.
C- Bürodaki şef, tahrirat katibi, memur, dağıtıcı, yardımcı hizmetli gibi görevlilerin ödüllendirilmesi, tecziyesi ve tezkiyeleri hakkında ilgili vali yardımcısı kanalı ile valiye görüş ve teklif sunabilir,
D- Büronun yürütülmesinde gerekli iş bölümünü yapar, işbirliğini sağlar, bürodaki personelin görev dağıtımında geçici olarak değişiklikler yapabilir.
E) Büro içinde koordinasyonu sağlar.
Şefin Yetki ve Sorumluluğu
Madde 20.- Şef, büro müdürünün yakın gözetim ve<ı style="mso-bidi-font-style: normal"> denetimi altında, bölümündeki hizmetlerin iyi yürütülmesini sağlamakla yükümlü ve sorumludur.
Görevlilerin Sorumluluğu
Madde 21.- Bir büroda çalışan tüm görevliler, Devlet Memurları Kanunu ile kabul edilmiş yasaklayıcı ve disiplin cezasını gerektirir fiillerle ilgili hükümlerden ayrı olarak, kendilerine verilen işleri genel iş sisteminin akımını aksatmayacak biçimde hızlı, verimli ve nitelikli olarak yapmaktan hiyerarşik olarak üstlerine karşı sorumludur.
V. BÖLÜM
Evrak Havale ve Dağıtım İşleri
İş Bölümü
Madde 22.- Valilik ve kaymakamlığa gelen her türlü evrakın kabulü, verilmiş yetki çerçevesinde havalesi, kayıt ve dağıtımı ile valilik ve kaymakamlık bürolarından gönderilecek evrakın dağıtım ve postalama işleri "Evrak şefliği"nce yapılır..
Gelen evrakın niteliğine göre hangi görevli veya görevliler tarafından ilgili birim veya mercilere havale edileceği, valilik ve kaymakamlık makamınca belirtilir. Doğrudan doğruya vali ve kaymakam tarafından havale ve imza edilecek evrak da bu yazılı emirde gösterilir.
İsme gelen veya elden verilen evrak, havale edildikten sonra evrak servisine verilir ve birinci bentteki işleme tabi tutulur.
Özellik taşıyan evrak, çalışma gün ve saatleri dışında, PTT veya emniyet ve jandarmanın haberleşme görevlileri tarafından vali ve kaymakamlara, vekillerine, özel kalem müdürüne, şifre memuruna veya bunlar adına yetki verilen görevlilere teslim edilebilir.
Evrak şefliği, ilke olarak kabul ve ayırma, normal evrak, gizli evrak dağıtım masalarına ayrılır. İş hacminin çok büyük olduğu illerde ihtiyaca göre ayrı masalar da teşkil edilebilir.
Kabul ve ayırma masasında; gelen evrakın alınması, açılması ve ayrılarak ilgili masalara aktarılması,
Normal evrak masasında; gelen normal evrakın ve dilekçelerin yetkilisince havalesi ve imzaya götürülüp getirilmesi ve kaydı,
Gizli evrak masasında; gelen özellik taşıyan ve değerli evrakın yetkilisince havalesi ve imzaya götürülüp getirilmesi ve kaydı,
Dağıtım masasında; gelen evrakın havale olunduğu yerlere dağıtımı, valilik ve kaymakamlık bürolarından giden evrakın ilgili yerlere gönderilmesi,
İşleri görülür.
Gizli evrak masası hizmetleri, imkânlara bağlı olarak, şeflik ipinde ayrı bir oda veya bölmede yürütülür.
Dağıtıcılar ve Evrak Kabul Memurları
Madde 23.- Evrak dağıtıcıları ile evrak kabul edecek görevlilerin isim ve unvanları ve imza örnekleri resmi dairelerce karşılıklı olarak birbirlerine bildirilir.
Değişiklikler de aynı işleme tabi tutulur.
Evrakın Kabulü
Madde24.- PTT kanalı ile veya normal şartlarda emniyet ve jandarma haberleşme görevlilerince getirilen, kuruluşların dağıtıcıları veya iş sahibi kişilerce yahut bunların kanuni temsilcilerince elden verilen her türlü evrak, dilekçe ve koliler evrak kabul ve ayırma memurlarınca alınır
Evraktan zimmetle gelenler, alan görevlinin kimliğini belirtecek şekilde adı, soyadı ve kabul tarihi yazılmak ve imzalanmak suretiyle diğerleri zimmetsiz olarak, özellik taşıyan evrak zarflan kabul tarihi, saati belirtilerek alınır.
Müracaatın niteliği bakımından herhangi bir sakınca görülmediği hallerde, dilekçe ve evrakın iş sahiplerince veya kanuni temsilcilerince elden takibine imkân verilebilir.
Bir dilekçeyi veya evrakı elden getiren kişiye, sahibini, konusunu kayıt sayısı ile almış tarihini belirtir bir evrak kabul ve kayıt fişi verilir.
Zarfından yahut açık ise başlık ve kapsamından yanlış getirildiği anlaşılan evrak ve dilekçeler dağıtıcısına veya elden getiren kişiye iade edilir.
Zarfların Açılması
Madde 25.- Kişiler adına gelen zarflar ilgililerine verilmek üzere dağıtım masasına; çok gizli, gizli özel, hizmete özel işaretli zarflar açılmadan gizli evrak masasına elden verilir.
Diğer zarflar, zarf açacağı kullanılarak ve özen gösterilerek açılır.
A- Zarftan çıkan evrak;
a) Evrakın hitap yeri boş veya belirsiz olup da geldiği yer ve kuruluş belli ise zarfı eklenerek geri gönderilmek üzere,
b) Hitap yerinde başka bir kuruluş adı yazılı ise, yanlışlığı belirtir bir not ile gideceği yere gönderilmek üzere,
c) İmzasız ise, bir not ile keza geri verilmek üzere,
d) Kişilere hitap ediyorsa zarfına eklenerek ilgili kişiye verilmek üzere,
Dağıtım masasına verilir,
B- Adressiz ve imzasız dilekçeler;
a) 1/11/1984 tarih ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 6. maddesi gereğince işlem yapılmak üzere ilgili şefine verilir,
b) İsim ve adres sadece zarfta, yazılı ise, yahut gerek zarfta gerekse dilekçede herhangi bir isim ve adres yoksa, zarf dilekçeye eklenerek aynı işleme tabi tutulur.
Evrakın Ayrılması
Madde 26.- Kabul ve ayırma masasına gelen evraktan;
A- Normal evrak ve dilekçeler, normal evrak masası görevlilerine,
B- Özellik taşıyan ve değerli evrak gizli evrak masası görevlilerine,
Verilir,
Değerli evrak niteliği taşımayan ve belirli bir daireye veya kuruluşa teslimi gereken koliler, daireye veya kuruluş ilgililerine teslim edilmek üzere dağıtım masasına verilir.
Normal Evrakın Havalesi
Madde 27.- Normal evrak masası görevlilerine gelen evrak ve dilekçeler, normal evrak masasında gidecekleri yerlere, mercie veya kişiye göre ayrılarak havale ve imza için yetkili görevliye sunulur,
Havale, evrakın havale olduğu yer, havale tarihi ve havaleyi imzaya yetkili kişinin sıfatı yazılmak .sureti ile yapılır.
Havalesi doğruca vali ve kaymakam tarafından yapılacak evrak, şefi tarafından ayrılır. Tereddüt halinde yazı işleri müdürünün görüşüne başvurulur.
Havale ve imza işlemi tamamlanan evrak, tekrar normal evrak masasına getirilir ve burada;
A- Dilekçelere, dilekçe kayıt defterinden,
B- Normal evraka da, normal evrak defterinden,
Genel sayı verilir.
Genel sayı, evrakın 26. maddede belirtilen ayrımına göre, iki ayrı türdeki evrak için takvim yılı başında 1den başlamak ve yıl sonuna kadar birbirini izlemek suretiyle verilir. Her türlü evrakın sayısı diğerine karıştırılmaz ve biri ötekinin devamı olamaz.
Gizli Evrakın Havalesi
Madde 28.- Özellik taşıyan ve değerli evrak gidecekleri yerlere, mercie veya kişiye göre ayrılır, havalesi yapılıp normal evraktan ayrı dosya gömleğinde veya kartonda imza için yetkili görevliye sunulur.
Havale ve imza işlemi normal evraktaki usulle yapılır.
Havale işlemi tamamlanan evrak tekrar gizli evrak masasına getirilir ve gizli evrak defterinden genel sayı verilir.
Genel sayı verilmesi, normal evrak için yapılan işleme benzer usulle yapılır.
Evrakın Kaydı ve Dağıtım Masasına Verilmesi
Madde 29.- Havalesi yapılan evrak üst maddelerde belirtilen niteliklerine göre özel defterdeki genel sayının hizasına ve sırasıyla evrakın türü, geldiği yer, sayısı, tarihi, varsa ek sayısı, konusu, havale olunduğu yer... başlıklarına göre belirlenecek sütunlara gerekli bilgilerin yazılması suretiyle kaydolunur. .
Kayıt alan evrak dağıtım masasına verilir.
Dilekçelere Uygulanacak İşlem
Madde 30.- Evrak Şefliğine postayla gönderilen veya kurum ve kuruluşların dağıtıcılarınca getirilen dilekçeler, havale ve İmza işlemi yapıldıktan sonra, ilgili daire, kurum veya kuruluşa gönderilir.
İlgili daire, kurum ve kuruluşunca dilekçe üzerinde yapılacak işlem ve sonuçlar Yazı İşleri Müdürlüğünce izlenir. İlgili birimce dilekçe sonucu hakkında müracaat sahibine bilgi verilmesi halinde bu husus açıklama sütununa kaydedilerek işlem kapatılır. Sonuçlandırılmasında veya sonucunun bildirilmesinde gecikme olursa ilgili birimden bilgi istenir ve gerekirse müracaat sahibine de duyurulur.
Evrakın Dağıtımı
Madde 31.- Dağıtım masasına gelen evrak ivedilik dereceli özellik taşıyan evraka öncelik verilmek şartıyla mümkün olduğu kadar süratle dağıtıma tabi tutulur.
Bu Yönetmelikte düzenlenen valilik bürolarına gidecek olan özellik taşıyan ve değerli evrakta evrak şefinin gerekli gördüğü normal evrak zimmetle, diğer normal evrak zimmetsiz olarak verilir.
Diğer evrak gidecekleri birim veya yere göre ayrılır. Bunlardan gizlilik dereceli olmayanlar zarflandırmadan, gizlilik dereceli olanlar ise ayrıca zarflanarak, havale edildikleri birimlere zimmetle verilir.
Zimmetli evrak teslimi, zimmet defteri kaydı ile olur.
Zimmet defterinde evrakın türü, geliş yeri, konusu, varsa eki, valilik evrak şefliğinde aldığı genel sayı, havale edildiği veya gönderildiği yer, teslim edildiği tarih ve teslim alanın isim ve soyadı, görev unvanı ve imza sütunları bulunur.
Dağıtımı yapılacak evrak, günde en az bir defa, dağıtıcılar tarafından ilgili birimlere ulaştırılır.
İvedi dereceli evrak, havale edildikçe dağıtıma verilir veya ilgili birimlerce özel görevli ile aldırılmaları sağlanır.
Büyük il merkezlerinde, valilik evrak şefliğinden ayrı binalarda bulunan birimlere yapılan evrak dağıtımında, dağıtıcılar şehir toplu ulaşım araçlarından ve imkânlar ölçüsünde valilik emrindeki motorlu araçlardan yararlandırılır.
İlçelerde de evrak dağıtımında işler, yukarıda belirtilen esaslara göre yürütülür.
VI. BÖLÜM
Valilik Bürolarında Evraka Uygulanacak İstem
Evrakın Alınması
Madde 32.- Dağıtım masasından valilik bürolarına getirilen evrak, büroda evrak alımı ile görevlendirilen memur tarafından teslim alınır ve öncesinin olup olmadığı araştırılır, öncesi varsa onunla birleştirilerek, yoksa dosya plânına göre yeni bir dosya açılarak büro müdürüne, şefine veya yetkili kılman görevliye verilir.
Gelen evrakın öncesi olup da dosyası yerinde değilse, aynı sayı ile geçici bir dosya açılır ve asıl dosyanın kimde olduğu dosya üzerinde gösterilerek yukarıdaki işlem yapılır.
Büro müdürü veya şefi gelen evrakı, evrakın niteliğine göre ilgili gördüğü memura havale eder. Havale işi havale edildiği memurun sıfatı, adı veya soyadı ve havale tarihi, gerekiyorsa saati yazılmak suretiyle yapılır.
Büroya gelen evrak İçin, görevlendirilecek bir memur tarafından bir iç kayıt defteri tutulur. Bu defterde o birimin gelen evrak sıra sayısı sütunu ile gelen evrakın genel kayıt sıra sayısı, havale edildiği memurun unvanı ve adı-soyadı, evrakın dosya numarası ve sonuç sütunları bulunur.
İl Disiplin Kurulu ve memurların yargılanması ve taşınmaz mal zilyetliğinin korunması ile ilgili defterlere kaydolunması gereken evrakın doğruca ilgili deftere kaydı idare kurulu müdürlüğünce sağlanır.
İçişleri daireleriyle ilgili olduğu halde açıkça bir birimi ilgilendirmeyen dilekçeler için, İşlemler Şefliğince bir Dilekçe İç Kayıt Defteri tutulur. Bu deflerde dilekçe kayıt sayısı, genel kayıt sayısı, dilekçenin tarihi, eki, sahibinin adı-soyadı, havale edildiği memurun unvanı veya havale yeri ve tarihi, dosya numarası, cevabın tarih ve sayısı sütunları bulunur.
Bürolarda Dosyaların İncelenmesi ve Gereğinin Yapılması
Madde 33.- Bir dosyanın havale edildiği memur, o dosyayı inceler. Bir sonuca varırsa gereğini takdir eder, hazırlanması gerekli bir yazı varsa müsvedde olarak hazırlar, İhtiyaç görürse müsveddeyi hazırlamadan önce yakın amirlerinin görüş, tavsiye veya talimatını alır ve müsveddeyi buna göre düzenler.
Hazırlanan müsvedde yazı, ilke olarak, Başbakanlık tarafından belirlenmiş Resmî Yazışma Kuralları dikkate alınarak, onu hazırlayan tarafından daktilo edilir. Bürolarda ayrıca daktilo görevlileri varsa, bu iş onlar, tarafından yapılır
Daktilo edilirken, örneği çıkarılacak yazı sayısı, dağıtım plânına göre gönderilecek olan yer veya kişi sayısına göre belirlenir.
Eğer giden evrak birden fazla dosyayı ilgilendiriyorsa örnek sayısı buna göre artırılır.
İmzaya sunulacak hale geldiği kabul edilen yazılar keza Başbakanlık Resmi Yazışma Kuralları Yönergesi uyarınca parafe edilir ve önemli, gizli veya ivedi evraklar son paraf sahibi tarafından dosyasıyla birlikte imzaya yetkili amire götürülür.
İmzaya yetkili amir tarafından uygun bulunursa, yazının aslı imza ve örneği parafe olunur. Uygun bulunmazsa tavsiye uyarınca gerekli düzeltme ve değişiklikler yapılır.
Müsvedde veya düzeltme görmüş yazılar muhafaza edilir ve asıl yazının ilgili amirin paraf veya imzasına sunulması sırasında yazıya eklenir.
İşlemi Tamamlanan Evrakın Gönderilmesi
Madde 34.- Valilik bürolarında hazırlanan ve imzalanan evrak, evrak şefliğinden çıkış numarası alınıp yazılarak ve şefliğinde ayrıca bir giden evrak defterine kaydedilmeden Evrak Şefliği Dağıtım Masası görevlilerine verilir. Kaydının tamamlanmasını müteakip muhatap kuruluş veya kişilere gönderilir.
Bürolardan gönderilen evrakın PTT kanalı ile gönderilmesinin söz konusu olduğu hallerde taahhütlü, iadeli taahhütlü, uçakla, ekspres, APS (Acele Posta Servis) gibi özellikler taşıyan postalama usullerinden hangisi ile gönderilmesinin uygun olacağı düşünülüyorsa, durum ilgilisince dağıtım masasına duyurulur.
Dağıtım masasına, sevk edilmek üzere bırakılan evrak, ya dağıtıcı aracılığı ile, yahut evrakın niteliğine göre gerekiyorsa zarflanma, tartılıp pullanma işleri de yapılarak PTT kanalı ile ilgili birimlere ulaştırılır.
Bu yönetmelikte görev, yetki ve sorumlulukları belirtilen valilik bürolarının gidecek olan evrakı zimmetsiz, bu bürolar dışında kalan fakat evrak kabul ve sevk işlemleri valilik evrak şefliklerince yürütülen Bakanlık bürolarının gidecek evrakı ise zimmetle dağıtım masası görevlilerine teslim edilir.
İlçelerde Uygulanacak işlem
Madde 35.- Bu bölümün maddelerinde söz konusu evrakın alınması, dosyaların incelenmesi, işlerin yapılması ve evrakın postalanması işlemi ilçelerde, personel kadrosu da dikkate alınarak aşağıdaki şekilde yürütülür.
Kaymakamlığa gelen evrak, görevli kabul memurunca açılır, ayrılır, varsa öncesi dosyasına konulur, yoksa yeni dosya açılır, kaymakamın veya görevlendirilmesi halinde ilçe yazı işleri müdürünün bilgisine sunulur.
Kaymakamlık yazı işleri müdürlüğü bürosunda valilik bürolarına paralel olarak defterler tutulur.
Dosyanın incelenmesi, yazı hazırlanması, imzaya sunulması ve gönderilmesi valilik bürolarındaki esaslara benzer biçimde yapılır.
Büyükşehir uygulaması olan illerde evrakın kabulü, incelenmesi, gereğinin yapılması ve gönderilmesi konularında uygulanacak esaslar valiliklerce belirlenir.
VII. BÖLÜM
Dosyalama işleri
Dosyalama ilkesi
Madde 36.- Büroların görev alanına giren ana konulardan her biri için "tek konu-tek dosya" ilkesi esas alınarak tek dosya açılır ve ilgili bütün evrak bu dosyada toplanır.
Ana Dosya ve Açma Şekli
Madde 37.- Ana dosya, ana konu kapsamına giren bütün konuları ve işlemleri kapsayan evrakın toplandığı gurubun adıdır. Bu gurup tek bir klasörden oluşabileceği gibi işlemlerin fazlalığı halinde birden çok klasörden de meydana gelebilir.
Ana dosyaların yetersiz kalması halinde valiliklerce yapılacak talep üzerine Bakanlıkça yeni ana dosyalar belirlenebilir.
Ana dosyaların sıra sayılan ve konulan Bakanlıkça belirlenerek bir yönerge ile valiliklere duyurulur.
Ana Dosya Anahtarı
Madde 38.- Ana dosya sayıları ve konuları numara sırasıyla alt alta yazılmak suretiyle bir dosya anahtarı hazırlanır ve bu dosya anahtarı bürosunun merkezi bir yerine asılır.
Ana dosyalara sayısı ve konusu bu dosya anahtarından verilir.
Ana Dosyaya Sıra Sayısı ve Başlık Yazılması
Madde 39.- Ana dosya klasörünün kapak sırtına ve gerekli görülürse yüzüne ana dosya anahtarından alınan ana dosya sıra sayısı ve konusu yazılır.
Tali Dosya ve Açma Şekli
Madde 40.- Tali dosya, ana dosya kapsamına giren çeşitli konu, iş ve işlemlere ait evrakın toplandığı dosyaların adıdır.
Bu işlemlerin her biri ayrı bir dosya gömleğinde toplanır ve ana dosya klasörleri arasına konur.
Bu dosyalar ilgili memurun talebi üzerine ilgili şef tarafından açılır.
Tali Dosya Fihristleri
Madde 41.- Bir ana dosya içerisindeki bütün tali dosyaların sıra sayısı ve konusu alt alta yazılmak suretiyle bir fihrist hazırlanır. Fihrist ilgili ana dosya klasörü kapağının iç yüzüne yapıştırılır.
Tali Dosya Numaralama ve Başlık Koyma
Madde 42.- Tali dosya gömleklerinin üzerine dosya numarası ve dosya konusu yazılır.
Tali dosya numarası ana dosya sıra sayısı ile tali dosya fihristinden alınmış konu ve sıra sayısının bir arada yazılmasından oluşur.
Dosya konusu, dosyanın kapsamını açıklıkla belirtecek ve dosyayı öbür dosyalardan ayıracak nitelikte olur.
Tali Dosyaların Bölünmesi
Madde 43.- Tali dosya açılması sırasında konu kapsamının mümkün olduğu kadar dar tutulması gerekir. İşlemlerin yürütülmesi sırasında konunun yeni dosyalara bölünmesi ihtiyacı çıkabilir. Bu halde bölünme sebebi ile yeniden acılan dosyaya fihristten yeni numara verilir.
Geçici Dosya ve Açma Şekli
Madde 44.- Geçici dosya, ilgili büroya gelen herhangi bir evraka ait dosyanın bir başka büroda vb. gibi ayrı bir kişi veya yerde bulunması ve o sırada geri alınmasının mümkün olmaması halinde açılacak dosyanın adıdır.
Bu dosya da ilgili memurun talebi üzerine şef tarafından açılır. Dosyanın üzerine geçici olduğu yazılır ve asıl dosyanın numarası yazılır.
Geçici dosyadaki evrak en kısa zamanda asıl dosyaya aktarılır ve geçici dosya iptal edilir.
Evrakın Dosyalara Konulması Esasları
Madde 45.- Büroların görevleri ile ilgili kanun, tüzük, Bakanlar Kurulu Kararları, yönetmelik, genelge, yönerge ve ilke kararları gibi düzenleyici ve devamlılık taşıyan emirler, genel emirler ana dosyalarına; görevlerin yürütümü ve uygulanması ile ilgili diğer evrak da konusuna göre diğer ana dosyalara konulur.
Birden Fazla Dosyayı İlgilendiren Evrakın Dosyalanması
Madde 46.- Görevlisinden dosya memuruna gelen evrak birden fazla dosyayı ilgilendirdiği takdirde, evrak ile ilgili yazı ilişkili olduğu dosya sayısı kaçlar fazla örnek hazırlanır ve her örnek üzerinde ilgili diğer dosyalar da belirtildikten sonra, ait oldukları dosyalara konur.
Gelen evrakın, birden fazla dosya ile ilişkisi olması halinde evrakın aslı en çok ilgili olduğu dosyaya konur. İlgili diğer dosyalara evrakın birer fotokopisi veya geldiği yeri, gün ve sayısını ve konusunu gösteren bir not eklenir.
Beklemeli Evrak
Madde 47.- Bir şefliğin işlemlerini üstlenip üstlenmemesi gerektiği henüz belirgin hale gelmemiş konuları kapsayan evrak, beklemeli evrak sayılır. Bunlardan şefliğe ait oldukları kabul edilenler konulan ile bağlantılarına göre açılmış veya açılacak dosyaya geçirilir.
Görevliler Tarafından Özel Dosya Tutulması
Madde 48.- Görevliler tarafından, evrak kendilerinde kalmak üzere, özel dosya açılamaz.
Vali, vali yardımcıları ve kaymakamlar, hukuk işleri müdürleri, özel kalem müdürleri ve valilerin yetki vereceği büro müdürleri hizmetlerin gerektirdiği hallerde özel dosya açabilir ve işlemleri bu dosyadan izleyip sonuçlandırabilirler.
Dosya İstenmesi - Alınması
Madde 49.- İşlemleri yapmakla görevli kimseler dosyalan tutma ve muhafazayla görev ve sorumlu memurdan ilgili dosyayı yazılı bir fişle isteyebilirler.
Dosyayı, ilgili dosya memurunun bilgisi olmadan alan görevliler dosya sorumlusuna en kısa zamanda bilgi verirler.
Alınan dosyalar, işlemi biter bitmez dosyalan tutma ve muhafaza görevlisine geri verilir.
Dosyalamadan sorumlu görevlice gerekli görülen hallerde, işleme verilen dosyalar dosya numarası, dosya konusu, verildiği görevlinin adı ve unvanı ve veriliş tarihini belirten bir hatırlatma kartına yazılmak suretiyle izlenir.
Dosyaların Tekrar Görülmek istenmesi
Madde 50.- Görevli memur, bir dosyayı, belli bir süre sonra tekrar görmek istiyorsa üzerine bu isteği ve kendi adı ile görev unvanı ve dosyayı görmek istediği tarihi belirten yazılı fişi düşmeyecek şekilde ekleyerek dosyalama görevlisine verir.
Dosyalama memuru, söz konusu evrakı fişte belirtilen tarihte fiş sahibine verir ve bir üstteki maddede belirtilen usulde evrakı izler.
Dosyadan Evrak Çıkarma ve Koyma
Madde 51.- Kural olarak evrak, dosyası ile birlikte işleme verilip alınır; dosyasından ayrılmaz. Evrakın dosyasından çıkarılmasını zorunlu kılan hallerde dosyadaki yerine evrakın geldiği veya gittiği yeri, verildiği görevliyi, tarihi, sayısını, konusunu ve belli ise geri verileceği tarihi belirten bir ilgi fişi konulur.
Klasör ve Dosya Cinsleri
Madde 52.- Evrakın dosyalanmasında, yetkili mercilerce belirlenmiş standartlara göre yapılmış telli dosya ve klasörler kullanılır.
Özellikleri bakımından telli dosyalara veya klasörlere sığdırılamayacak evrak özelliklerinin gerektirdiği yerde ve biçimde saklanır.
Dosyaların Saklanması
Madde 53.- Dosyalar, imkanlar ölçüsünde yetkili mercilerce belirlenmiş standartlara uygun dosya dolaplarında saklanır.
Klasörler, dolap ve raflara dosya anahtarındaki sıralamaya uygun olarak ve taşıdıkları numara ve ad kolayca görülebilecek biçimde sıralanır. Raf veya dolap üzerine o bölümde yer alan klasörlerin ilk ve son numaraları yazılır.
Dosyaların Saklanmasında Sorumluluk
Madde 54.- Valilik ve kaymakamlıklarda dosyalar, ilgili memurun sorumluluğundadır. Ondan habersiz dosya alınmaz; alınırsa alındığına dair bir yazılı belge konulur.
Evrakın veya evrak dosyasının daire dışına çıkarılması ilke olarak yasaktır. Vali, kaymakam, şifre.memuru gibi görevlilerin hizmet şartları ve özellikleri nedeniyle büro veya şeflik dışına evrak götürmek zorunluluğunda kalmaları halinde ilk fırsatta bu evrak veya dosyalar ilgili memuruna geri verilir.
Gizlilik dereceli ve muhafazası özel mevzuatı ile kurallara bağlanmış evrakın söz konusu gizli evrak için konulmuş esaslar içinde yangına, tabii afetlere, hırsızlığa karşı korunacak biçimde saklanmasından dosyalama memuru ile varsa o gizli evrakı muhafaza ile özel olarak görevlendirilmiş kimseler ortaklaşa sorumludur.
VIII. BÖLÜM
Kurul Halinde Yapılacak Çalışmalar
Kurulların Toplanması;
Madde 55.- İşlemleri valilik ve kaymakamlık bürolarını ilgilendiren kurul veya komisyonlar, özel mevzuatında zaman veya süre belirtilmişse, belirli zaman ve sürede, eğer belirtilmemişse kurul veya komisyonun tespit edeceği zaman veya sürede toplanır.
Kurul veya komisyonlar, Başkanlıkça düzenlenmiş gündem uyarınca toplanır.
Gündem hakkında toplantıdan önce üyelere bilgi verilir.
Kararların Alınması
Madde 56.- Kurullar, özel mevzuatında ayrıca bir hüküm yoksa üyelerinin yarısından fazlasının katılmasıyla toplanır; kararlar mevcut üyelerin çoğunluğu ile alınır.
Toplantıda bulunmayan üyelerin özürleri karar tutanağında belirtilir.
Çoğunluk kararına aykırı görüşte olan üyelerin karsı oy gerekçeleri karar altında özet olarak gösterilir.
Toplantıları başkan açar ve kapar. Oylamada eşitlik olursa başkanın bulunduğu taraf, çoğunluk sayılır.
Üzerinde görüşme yapılan dosya hakkında kesin karar verilmesine imkân vermeyen eksiklikler söz konusu ise eksikliklerin tamamlanması için ara karan alınır. Ara kararı gereğince eksiği tamamlanan dosya kurulda yeniden görüşülerek karara bağlanır.
Meni Muhakeme, Kovuşturmaya Yer Olmadığı veya Karar Verilmesine Yer Olmadığı şeklinde karara bağlanan dosyalar, üst inceleme merciince incelenip onaylandıktan sonra ait olduğu klasörde saklanmak üzere arşive kaldırılır.
Kurulların Sekretarya Hizmetleri
Madde 57.- İşlemleri valilik veya kaymakamlık bürolarını ilgilendiren kurul veya komisyonların sekretarya hizmetleri büroların ilgili şefliklerince yürütülür.
Kurulda ancak, başkanlıkça havale edilmiş konular görüşülebilir.
Bu kurulca, mevzuatta toplanması öngörülen toplantı zamanında görüşülecek herhangi bir konu yoksa toplantı yapılmaz; ancak durum başkan ve sekretarya görevlileri tarafından karar defterinde bir tutanakla belirtilir.
IX. BÖLÜM
Bürolarda Düzenlenecek Defterler
İdare Kurulu Karar Özetleri Tutanak Defteri
Madde 58.- Çeşitli kanunlarla il ve ilçe idare kurullarına görev olarak verilen konulara ait olup kurullara havale edilen evrakın kaydı, verilen kararın özetinin tespiti ve daha sonra gördüğü işlemlerin sonucunun bir arada görülmesini sağlamak üzere, idare kurulu bürosunda İdare Kurulu Karar Özetleri Tutanak Defteri tutulur.
Alınan kararlar bu deftere de işlenir ve altı başkan ve üyelerce imzalanır, İmza işleri toplantı ve karar tarihinden itibaren en kısa zamanda tamamlanır.
Özetleri deftere işlenmiş olan kararlar, genişletilmiş asıl kararlar olarak yeter sayıda hazırlanarak başkan ve üyelere ayrıca imzalattırılır.
Genişletilmiş bu kararların imzalı asılları numara sırasıyla dizilir. Ayrı bir dosyaya konur ve bu dosyalar küçük klasörlerde muhafaza edilir. Kararların diğer örnekleri dosyalara bağlanarak işleme konur.
Memurların ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanmalarına İlişkin Ön İnceleme Karar Özetleri Tutanak Defteri
Madde 59 —(Değişik: RG 25/8/2000-24151)
Memurların ve diğer kamu görevlilerinin yargılanmalarına ilişkin mevzuat hükümleri gereğince vali ve kaymakamlarca yapılan veya yaptırılan ön inceleme sonuçları özel bir deftere kaydedilir. Kararların birer örneği 58 inci maddede belirtildiği şekilde muhafaza edilir.
Ön inceleme neticesinde verilen kararlar ilgili memurun özlük dosyasına konulmak üzere sicil yetkilisine (sicilinin tutulduğu birime) gönderilir.
Adalet mercilerine tevdi edilen dosyalar üzerinde verilen kesin kararlar da izlenerek, deftere işlenir ve ilgili görevlinin sicil yetkilisine bildirilir
Araştırma, İnceleme ve Soruşturma Emirlerinin Takip Defteri
Madde 60.- Vali ve kaymakamlarca verilen araştırma, inceleme ve soruşturma emirlerinin takibi için bir defter tutulur.
İl Disiplin Kurulu Karar Özetleri Tutanak Defteri;
Madde 61.- 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve değişiklikleriyle özel kanunlarına, tüzük ve yönetmeliklerine göre işlem yapılmak üzere İl Disiplin Kuruluna intikâl ettirilen evrakın kaydı ve verilen karar özetinin yazılması amacıyla İdare kurulu Müdürlüğünce İl Disiplin Kurulu Karar Özetleri Tutanak Defteri tutulur.
Anılan kararların deftere işlenmesi, imzalanması, genişletilmiş asıl kararların hazırlanması, işleme konulması, birer örneğinin klasörde saklanması 58. maddede zikredilen defter için uygulanan usule tabidir.
3091 Sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanun Hükümleri Gereğince Alınan Karar Özetleri Defteri
Madde 62.- 3091 sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanun hükümlerince valilik ve kaymakamlığa yapılacak müracaatların kaydı, verilen kararların yazılması ve daha sonra yapılan işlemlerle ilgili sonucun bir arada görülmesini sağlamak üzere idare kurulu şefliğince özel bir defter tutulur.
Karar örneklerinin asılları numara sırasıyla dizilip ayrı bir dosyada saklanır ve yıl sonunda klasörüne konur.
Planlama ve Koordinasyon Müdürlüğünce Tutulacak Defterler:
Madde 63- Planlama ve Koordinasyon Müdürlüklerince İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlükleri Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği ile Koordinasyon Kurulları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliğinde gösterilmiş defter ve formlar tutulur.
Defterlere ilişkin Ortak Hükümler
Madde 64.- Defterlerdeki sıra numaraları bir takvim yılının başından sonuna kadar sürdürülür.
Karar özeti defterlerinin orta sayfalan mühürlenir; son sayfaları sayfa sayısı belirtilerek idare kurulu başkan ve üyelerince imzalanarak tasdik olunur.
Kayıtlar açık, okunaklı, çizinti ve silintiye meydan verilmeyecek şekilde itinalı olarak el yazısı ile yazılır.
Yıl sonunda defterler en son kararın altına, gelen evrak sayısı, verilen karar sayısı, ertesi yıla devreden evrak varsa hangi sıra numarasındakilerin ne sebeple devredildikleri açıklanmak suretiyle, kapatılır ve başkan ve üyeler tarafından imzalanır.
Yeni yıl defterleri bir önceki yıldan devreden evrakın kaydı ile başlatılır ve sonra yeni gelenler işlem görür.
X. BÖLÜM
Arşivleme
İl ve İlçe Arşivleri
Madde 65.- Her il ve ilçede yazı isleri müdürlerinin yetki ve sorumluluğunda bir bulunur.
Hükümet konaklarında bu maksatla yeterli hacim ve nitelikle bir yer arşiv olarak hazırlanır.
İşlemlerde kullanılmayan, fakat gerektiğinde başvurmak üzere belirli bir süre saklanması zorunlu görülen evrak arşivlik malzeme olarak adlandırılır.
Arşiv yerinin düzenlenmesi, arşivlik malzemenin ayıklanması ve diğer arşiv İsleri, 6/2/1969 tarihli ve 13120 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan İçişleri Bakanlığı Merkez Kuruluşları Arşiv Yönetmeliği hükümlerine göre yapılır.
XI. BÖLÜM
Çeşitli Hükümler
Madde 66.- Bu Yönetmelikte öngörülen ana dosya sayıları ve konuları ile defterlerin ve fişlerin şekilleri Bakanlıkça belirlenir ve bir yönerge ile valiliklere duyurulur.
Ana dosyalarla defterlerin uygulaması valilik ve kaymakamlıklarca 01/01/1989 tarihinde başlatılır.
Defterlerin Bastırılması :
Madde 67.- Bu .Yönetmelikte sözü geçen defter ve diğer basılı kâğıtlar Bakanlıkça bastırılarak İllere gönderilir.
Basın ve Halkla ilişkiler Müdürlüğünün Görevleri
Ek Madde 1.- Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün, görevleri şunlardır;
A- TRT, basın ve diğer kitle iletişim araçları ve halkla ilişkileri yürütmek, valinin talimatı uyarınca basına bilgi vermek, basında il ve valilik ile ilgili bilgileri izlemek,
B- Valiliğe kişi veya kuruluşlarca elden getirilen her nevi dilekçeyi kabul etmek, 8 inci madde gereğince imza yetkisi verilen görevlilerin havalesine ve imzasına hazırlamak, yetkililerce imzalanmasına ve ilgili yerlere intikaline ye sonuçlanmasına yardımcı olmak,
C- Basın kartı ve resmi ilân işlerini yürütmek,
D- Vali tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
Geçici Madde 1.- Özel idareler bünyesindeki belediyecilik ve köycülük bürolarında bulunan işlemi tamamlanmış evrak ve dosyalar bir aylık süre içinde İllerde Mahalli idareler Bürosu Şefliklerine ve ilçelerde Yazı İşleri Müdürlüklerine devredilir.
İşlemi biten evrak ve dosyalar özel idarelerde arşive kaldırılır.
Geçici Madde 2 — Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce Emniyet Genel Müdürlüğünce tutulan işlem dosyaları ve diğer belgeler, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren 3 ay içinde ilgisine göre İller İdaresi Genel Müdürlüğü veya valilik ve kaymakamlıklara devredilir.
XII. BÖLÜM
Yürürlük
Yürürlük Tarihi
Madde 68.- Bu Yönetmelik 01/01/1989 tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 69.- Bu Yönetmelik hükümlerini İçişleri Bakanı yürütür.