- Evrak < Evrak bürosu < Valilik büroları < Kaymakamlık büroları < Valilik evrak bürosu < Yenişehir Kaymakamlığı/Evrak bürosu
- Mevzuat: VALİLİK VE KAYMAKAMLIK BÜROLARI KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ TASLAĞI <
VALİLİK VE KAYMAKAMLIK BÜROLARI KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ TASLAĞI[]
==BİRİNCİ BÖLÜM Genel Esaslar
Amaç
MADDE 1 - (1) Bu Yönetmeliğin amacı;
a) Valilik ve kaymakamlık bürolarının kuruluşunu, bu bürolarda görevli personelin statüsünü, görev, yetki ve sorumluluklarını belirlemek,
b) Valiliklere ve kaymakamlıklara gelen evrak ile valilik ve kaymakamlık bürolarından giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme, ilgili birimlere gönderilme ve teslim edilme, dosyalama ve arşivlenme esaslarını düzenlemek,
c) İl ve ilçelerdeki genel idare kuruluşlarının valilikler ve kaymakamlıklar kanalı ile yapacakları yazışmaların esasını belirlemek,
suretiyle valilik ve kaymakamlık büroları iş ve işlemlerinin uyumlu, süratli, verimli ve güvenli bir çalışma düzeni içinde yapılmasını sağlamaktır.
Kapsam
MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik hükümleri; valilik ve kaymakamlık makamlarına bağlı olarak kurulan büroların görev, yetki ve sorumlulukları ile iş ve işlemlerini kapsar.
(2) İllerde teşkilatı olup da, ilçelerde kuruluşu olmayan veya görevlisi bulunmayan Bakanlığımıza ait hizmetlerde de bu Yönetmelik hükümleri uygulanır.
Hukuki dayanak
MADDE 3 - (1) Bu Yönetmelik, 10.06.1949 tarih ve 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ile bu Kanunun ek ve değişikliklerine ve 14.02.1985 tarih ve 3152 Sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun ilgili hükümlerine dayanarak hazırlanmıştır.
Tanımlar:
MADDE 4 - (1) Bu Yönetmelikte yer alan;
a) Bakanlık: İçişleri Bakanlığını,
b) Merkezi idarenin merkez kuruluşları: Başbakanlık ve Bakanlıklar ile bağlı kurum ve kuruluşların merkezi kademe birimlerini,
c) İl genel idare kuruluşları: İlin mülki idare bölümü içinde hizmet gören ve valiye bağlı olarak çalışan merkezi idarenin il kademesindeki birimleri,
ç) İlçe genel idare kuruluşları: İlçe mülkî idare bölümü içinde hizmet gören ve kaymakama bağlı olarak çalışan merkezi idarenin ilçe kademesindeki birimleri,
d) Mahalli idareler: Büyükşehir belediyeleri, belediyeler, il özel idareleri, köyler ve bu idarelerin kendi aralarında kurdukları birlikleri,
e) Büro: Yönetmeliğin 9. Maddesinde yer alan müdürlük ve şeflikleri,
f) Masa: Bürolar ve şeflikler içinde belirli işlemlerin yapıldığı, yürütüldüğü veya yerine getirildiği kısmı,
g)İmzaya yetkili amir: Valiyi, kaymakamı ve bunların evrak havale ve imzaya yetkili kıldığı görevliyi,
ğ) Dilekçe: Yetkili bir makama sunulan veya elektronik ortamda usulüne uygun olarak gönderilen, kişilerin kendileriyle veya kamu ile ilgili istek ve şikâyetlerini kapsayan bir veya daha çok imzalı yazılı müracaatı,
h) Koli: Basılı kâğıt veya evrakın posta kurallarına göre paketlenmiş, toparlanmış veya kutulanmış şeklini,
ı) Evrak: İl ve ilçelerde görülen hizmetler, yapılan iş, işlemler ve haberleşmeler sırasında veya sonucunda kamu kuruluşlarının kendi aralarında, gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi,
i)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,
j)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,
k) Özellik taşıyan evrak: Üzerinde ayrı bir gizlilik veya ivedilik derecesi bulunan çok gizli, gizli, hizmete özel, kişiye özel, çok ivedi, ivedi ve günlü işareti taşıyan evrakı,
l) Çok gizli evrak: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde Milletimize ve Müttefiklerimize hayati bakımdan son derece zarar verecek olan, güvenlik bakımından son derece önemli bilgileri kapsayan ancak, belirli yetkideki görevlilerce bilinmesi ve görülmesi gereken ve el değiştirmesi ile saklanması özel bir usule tabi olan evrakı,
m) Gizli evrak: İzinsiz olarak açıldığı takdirde Ulusal güvenliğimiz, saygınlık ve çıkarlarımızı ciddi biçimde bozacak olan ve kapsadığı konu itibariyle yetkisiz kimselerce bilinmesi sakıncalı görülen evrakı,
n) Hizmete özel evrak: İhtiva ettiği bilgi itibariyle çok gizli, gizli ve özel gizlilik dereceleri ile korunması gerekmeyen, fakat hizmeti yürütmesi gerekenlerden başkası tarafından bilinmesine ihtiyaç duyulmayan evrakı,
o) Kişiye özel evrak: Gizlilik dereceli olmayıp ancak gittiği yerde ve önceki işlemlerinde belirli şahısların, amir veya sadece onun yetki verdiği personelin açabileceği veya makam sahibinin adına gelen, üzerinde ayrı bir işaret taşımayan evrakı,
ö) Çok ivedi evrak: Kapsam bakımından derhal ve hiç bekletilmeden muhatabı olan birime veya görevliye teslimi gereken evrakı,
p) İvedi evrak: Kapsamı bakımından süratle muhatabı olan birime veya görevliye teslimi gereken evrakı,
r) Günlü evrak: Belirli bir zamanda veya evrakta belirtilen süre içinde bitirilerek muhatabı olan makama cevap verilmesini gerektiren evrakı,
s) Değerli evrak: Kendisi veya ekleri para, pul, çek, bono, hisse senedi gibi paraya çevrilebilir evrak ile teminat mektuplarını ve para ihbarnamelerini,
ş) Normal evrak: Özellik taşıyan evrak ve değerli evrak dışında kalan evrakı,
t) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
u) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,
ü) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, v) Elektronik defter: Valilik ve kaymakamlık birimlerince tutulması zorunlu olan defterlerde yer alan bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütününü, y) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait İçişleri Bakanlığı Standart Dosya Planını,
ifade eder.
II. BÖLÜM Yazışma Kuralları ve Kanalları
Genel idare kuruluşlarının yazışmaları
MADDE 5 - (1) Genel idarenin merkez ve taşra kuruluşlarının yazışmaları:
a) Merkezi idarenin merkez kuruluşlarının il ve ilçelerdeki kuruluşları ile ilgili haberleşme ve yazışmaları valilik,
b) İl genel idare kuruluşlarının il ve ilçe kademeleri arasındaki yazışmaları valilik ve kaymakamlık,
c) Bir ilin merkez ilçesindeki genel idare kuruluşları arasındaki yazışmalar valilik,
d) Aynı ilçedeki genel idare kuruluşları arasındaki yazışmalar kaymakamlık,
e) Ayrı ayrı illere ait merkez ilçelerdeki genel idare kuruluşları arasındaki yazışmalar ilgili valilikler,
f) Bir ilin veya diğer illerin ayrı ayrı ilçelerindeki genel idare kuruluşları arasındaki yazışmalar kaymakamlıklar,
kanalı ile yapılır.
g) Bir ilin merkez ilçesindeki genel idare kuruluşlarından diğer illerdeki ilçe genel idare kuruluşlarına gidecek evrak valilikçe imzalanır ve ilgili kaymakamlığa yazılır.
h) İlçe genel idare kuruluşlarından, diğer illerin merkez ilçelerindeki genel idare kuruluşlarına gidecek evrak kaymakam tarafından imzalanır ve ilgili valiliğe yazılır.
ı) Bunlardan niteliği bakımından, genel koordinatör yetki ve sıfatları itibariyle valiler ve kaymakamlarca bilinmesi gerekliliği bulunmayan yahut hesap ve teknik hususlar ile ayrıntıya ilişkin istatistikî bilgi derlenmesine, bazı maddi durumların tespitine, olayların aksettîrilmesine ilişkin yazışmalar valilik ve kaymakamlık kanalından geçirilmeyip haberleşme doğrudan doğruya ilgili kuruluşlar arasında yapılabilir.
i) Hangi evrakın bu nitelikte olduğu, mülkî amirliklerce gerektikçe yönergelerle belirtilir.
j) Telsiz, teleks, faks vb. seri haberleşmede, üst mercilere iletilmesi gerekli bilgi ve yazılar, ilde valinin veya ilgili vali yardımcısının, ilçede kaymakamın imzasıyla, acele hallerde bunların bilgileri dahilinde gönderilir; üst merciden gelen telsiz, faks, teleks yazılarından benzer nitelik taşıyanlardan ise birer örneği ilde valiliğe, ilçede kaymakamlığa verilir.
k) Yukarıda belirtilen haberleşme ve yazışmalarda, valilik ve kaymakamlığa bağlı genel idare kuruluşlarından çıkan yazılar vali, kaymakam veya imza yetkisi verdikleri görevlilerce imzalanır.
l) Genel idare kurum ve kuruluşlarının kendi kanunlarında yer alan özel hükümler saklıdır.
Bölge kuruluşları ile ilgili yazışmalar
MADDE 6 – (1) İl veya ilçe genel idare kuruluşlarından bölge kuruluşlarına giden evrak valinin veya kaymakamın imzası ile bölge kuruluşuna gönderilir.
(2)Bölge kuruluşlarının il veya ilçe içindeki genel idare kuruluşları ile ilgili yazışmaları valilik ve kaymakamlık kanalı ile yapılır.
(3)Bölge kuruluşlarının kendi mevzuatında yer alan özel hükümler saklıdır.
Mahalli idarelerin yazışmaları
MADDE 7 – (1) Belediyeler, il özel idareleri ve bunların kurdukları mahalli idare birlikleri doğrudan, haricinde kalan mahalli idareler ve birlikler kamu kurum ve kuruluşları ile valilik veya kaymakamlık aracılığıyla yazışma yapabilirler.
Dilekçenin verileceği makam
MADDE 8 – (1) İl veya ilçe genel idare kuruluşlarının görevlerine ilişkin dilekçelerle vali ve kaymakamların bölgesel kuruluşlar ve mahalli idareler üzerindeki gözetim ve denetim alanına giren konulara ait ihbar ve şikâyet dilekçelerinin ilgili valilik ve kaymakamlığa gönderilmesi veya verilmesi asıldır.
(2)Ancak bunlardan, maddi olay ve durumların kaydına, belirlenmesine veya bilinmesine ilişkin dilekçeler doğrudan doğruya ilgili kuruluşa gönderilebilir veya verilebilir.
(3)Dilekçeler; vali, vali yardımcısı, kaymakam veya yetki verilecek diğer görevliler tarafından havale ve imza edilir.
(4)Dilekçeye verilen cevaplar gelişindeki usule göre dilekçe sahibine ulaştırılır.
III. BÖLÜM Büroların Kuruluş ve Görevleri
Büroların kuruluşu
MADDE 9 – (1) İl ve ilçelerde aşağıda belirtilen bürolar bulunur :
a) İllerde:
1) Özel Kalem Müdürlüğü ve buna bağlı olarak;
1)Asayiş, Olağanüstü Hal ve Kozmik Şefliği,
2) Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü,
3) İdare Kurulu Müdürlüğü,
4) Yazı İşleri Müdürlüğü ve buna bağlı olarak;
1)Evrak Şefliği, 2)İşlemler Şefliği,
5) Mahalli İdareler Müdürlüğü,
6) Plânlama ve Koordinasyon Müdürlüğü ve buna bağlı olarak özel yönetmeliğinde belirtilen şeflik,
7) Hukuk İşleri Şefliği,
8) Toplumla İlişkiler Bürosu,
9) Bilgi İşlem Bürosu,
b) İlçelerde;
1) Yazı İşleri Müdürlüğü,ilçede kurulmuşsa özel kalem müdürlüğü, basın ve halkla ilişkiler müdürlüğü, mahalli idareler müdürlüğü, idare kurulu müdürlüğü, hukuk işleri şefliği, bilgi işlem bürosu ve toplumla ilişkiler bürosu ve bunlara bağlı şeflikler.
2) Valilik ve kaymakamlık bürolarının müdürlük, şeflik, masa memurluğu şeklinde teşkilatlanması asıldır. Ancak, kadro ve personel sağlamada güçlük, yerleşme durumu, işin yoğunluk derecesi, Bakanlık düzenleyici tasarrufları gibi hususlar göz önüne alınarak hizmetler illerde, şefler yerine daha değişik unvanlardaki memurlara gördürebileceği gibi aynı hizmet birden fazla masaya da verilebilir. Birkaç şefliğin işi bir şefliğe, birkaç masanın işi bir memura verilebilir. İlçelerde şeflik hizmetleri yazı işleri müdürlüğünde toplanabilir.
3) Kaymakamlıklarda özel büro hizmetlerini görmek üzere ayrıca bir sekreterlik kurulabilir.
4) İl ve ilçelerde yukarıdaki fıkralarda belirtilen düzenleme ve değişiklikler ilgili vali ve kaymakam tarafından yapılır.
Özel Kalem Müdürlüğünün Görevleri :
MADDE 10 - (1) Özel Kalem Müdürlüğünün görevleri şunlardır :
a) Valinin özel haberleşme ve gizlilik taşıyan yazışma işlerini yürütmek,
b) Valinin görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek,
c) Valinin ziyaret, davet, karşılama, uğurlama, ağırlama, milli ve dini bayramlarla, Atatürk'ü anma ve mahalli kurtuluş günleri vb. ile her türlü protokol ve tören hizmet ve işlerini düzenlemek ve ilgili diğer kuruluşlarla işbirliği halinde yürütmek,
ç) Makama gelen istihbarat, sınır görüşmeleri gibi özel amaçlı ödeneği ve harcama belgelerini valinin direktifi doğrultusunda muhafaza ve gerektiğinde usulünce imha etmek,
d) Makamın koruma ve güvenlik güçleriyle ilgili işlemlerini yürütmek, günlük asayiş raporlarını muhafaza etmek, valinin direktifine göre bu konudaki haberleşme ve yazışmaları yapmak,
e) Sıkıyönetim ve Olağanüstü Hal’de valilik makamının silahlı kuvvetlerle olan ilişkilerini valinin direktifi altında yürütmek,
f) Askeri birliklerden yardım istemeyi zorunlu kılan durumlarda valiye İl İdaresi Kanunuyla tanınan yetkinin kullanılmasına ilişkin haberleşme ve yazışmaları zamanında yapmak, Olağanüstü Hâl Kanunu'nun gerekli gördüğü büro oluşuncaya kadar ve sözü geçen büroların kaldırılması durumunda yazışma dosyalama ve arşivleme işlerini sağlamak,
g) Koruyucu Güvenlik Özel Talimatı uyarınca, kurulduğu illerde kozmik bürolara verilen işlerden emniyet müdürlükleri dışında valilikleri ilgilendirenleri yürütmek,
ğ) Vali tarafından verilen ve diğer büroların hizmet alanına girmeyen sair işleri yapmak,
Yazı İşleri Müdürlüğünün Görevleri :
MADDE 11 - (1) Valilik Yazı İşleri Müdürlüğünün görevleri şunlardır :
a) Evrak şefliğinin görevleri;
1) Valilik adına gelen evrakı almak, elektronik ortamda kaydetmek, görevli mercie, kişi veya ilgili birimlere dağıtıp ulaştırmak,
2) Valiliğe postayla gönderilen veya kurum ve kuruluşların görevli dağıtıcılarınca getirilen dilekçelerle ilgili havale ve yazışmaları elektronik ortamda yapmak, sonuçlarını izlemek ve gerekli hallerde ilgililere bilgi vermek,
3) Valilik bürolarından çıkan evrakı elektronik ortamda kaydetmek, dağıtmak veya postalamak,
4) Evrak hareketi ile ilgili istatistiki bilgi ve raporları sistem üzerinden sorgulamak ve hazırlamak.
b) İşlemler Şefliğinin Görevleri;
1) Valiliğin kanun, tüzük, yönetmelik ve Bakanlar Kurulu Kararlarının yayımlanması ile ilgili görevini yerine getirmek, genelge çıkarılması ile ilgili işlemleri yürütmek,
2) Vali, vali yardımcısı, hukuk işleri müdürü, kaymakam adayı gibi Bakanlık personelinin il kademesinde izlenmesi gereken özlük işleriyle bu Yönetmelikte yer alan büro personelinin atanma, yer ve görev değiştirme, kademe ilerlemesi, derece yükselmesi gibi işlerini yürütmek, tayini valiliğe ait devlet memuru adaylarının yemin işlerini düzenlemek, ilgili memurların sicillerini tutmak, saklamak ve değişiklikleri izlemek, disiplin cezası ve ödüllendirme işlerini yürütmek, izin, memurluğun sona ermesi ve emeklilik işlerini düzenlemek, yürütmek ve izlemek, meslekiçi eğitim çalışmalarını yürütüp geliştirmek,
3) İldeki, kamu personelinin görev kıyafetleri veya günlük çalışma saatlerinin tespiti ile ilgili konularda, valinin direktifi doğrultusunda gerekli işleri yapmak,
4) İlgili personelin askerliğinin ertelenmesi ve diğer özlük işlerini yürütmek,
5) Valiliğin il genel idare kuruluşları, bölgesel kuruluşlar, kamu iktisadi teşebbüsleri ve özel iş yerleri üzerindeki gözetim ve denetim yetkilerinin kullanılmasına ilişkin işleri yürütmek,
6) İçişleri daireleriyle ilgili olduğu halde açıkça bir birimi ilgilendirmeyen dilekçeleri izlemek ve ilgililere bilgi vermek,
7) Genel bütçeden gönderilen ödeneklerin gider tahakkuklarını yapmak, demirbaş, mefruşat, kırtasiye, akaryakıt gibi taşınır mal ve mutemetlik, gerektiği hallerde daire müdürlüğü iş ve işlemlerini yürütmek, bakım ve temizlik işlerini gözetmek, Bayrak Kanunu hükümlerinin Vilâyet Konağında uygulamasını sağlamak, arşiv işlerini, düzenleyip, yürütmek,
8) Tabii afetler ile ilgili olarak verilen görevleri yürütmek,
9) Lozan Antlaşması hükümleri çerçevesinde, azınlığa ait dini, hayrî, sıhhî, sosyal, eğitsel ve kültürel müesseseler ile bunların kamu kurum ve kuruluşlarıyla ilgili iş ve işlemlerini yürütmek,.
10) Vali tarafından verilen diğer işleri yapmaktır.
Planlama ve Koordinasyon Müdürlüğünün Görevleri
MADDE 12 – (1) Plânlama ve Koordinasyon Müdürlüğünün görevleri özel kuruluş ve görev yönetmeliğinde gösterilir.
Bilgi İşlem Bürosunun Görevleri
MADDE 13 – (1) Bilgi İşlem Bürosunun görevleri şunlardır; a) Hizmet birimlerinde kullanılacak bilgisayarlar ve çevre donanımlarını ve internet bağlantılarını, çevre birimlerinin bakım, onarım ve kurulumlarını, bilgisayar ağı altyapısını, , Bakanlık tarafından gönderilen teknik ölçülere uygun olarak sağlamak, b) Valiliğin tüm bilgi işlem faaliyetlerini planlamak, yönlendirmek ve koordinasyonunu sağlamak, c) Kuruma ait bilgilerin manyetik ve optik ortamlarda muhafazasını, güvenliğini ve yedeklemesini sağlamak, ç) Kurum bilgi-iletişim cihazları (faks, fotokopi ,bilgisayar, yazıcı, modem vb.) ve sarf malzemeleri ihtiyacını belirlemek ve teminine yardımcı olmak, d) İlçe bilgi işlem birimlerinin olmadığı durumlarda ilçelere destek vermek, e) E-İçişleri kapsamında tüm iş ve işlemlerin elektronik ortama aktarılmasını koordine etmek, bu hususta Bakanlık Bilgi İşlem Dairesiyle birlikte çalışmak, f) Valilik ve alt birimlerinin internet sayfalarını hazırlamak, bilgilerin güncelliğini sağlamak. g) Valilik alt birimlerine bilgi ve teknik destek vermek, ğ) Valilik bilgisayar sistemi güvenliğinin sağlanması için yazılım ve donanım olarak gerekli önlemleri almak, h) Bilgisayar yazılım ve donanımları ile ilgili olarak, valilik ve alt birimlerinin personeline eğitim vermek veya sağlamak, ı) Elektronik posta hizmetlerinin verilmesini sağlamak, i) Vali tarafından verilen diğer işleri yerine getirmek. Toplumla İlişkiler Bürosunun Görevleri MADDE 14 – (1) Toplumla İlişkiler Bürosunun Görevleri şunlardır: a) Bakanlığımızca ilin güvenliğine ilişkin konularda uygulanmak üzere gönderilen tedbir ve faaliyetlerin ilgili birimler ile koordine ederek il düzeyinde uygulanmasını sağlamak, uygulamaya sonuç raporları ve varsa karşılaşılan sorunlar ile uygulamada etkinliği arttırarak önerileri düzenli olarak Bakanlığa göndermek, b) İlin güvenliği ile ilgili konularda uygulanmakta olan faaliyet ve tedbirleri izleyerek uygulayıcı birimleri arasında koordineyi sağlamak, c) İlde güvenlik hizmetlerinin sunumunda ilgili kurum ve kuruluşlar ve sivil kurumların işbirliği ile toplumun destek ve katılımlarını üst düzeyde sağlamak, ç) İlin güvenliği ile ilgili konularda inceleme ve araştırmalar yapmak, yaptırmak, stratejiler geliştirmek ve kamuoyunun doğru bilgilerle aydınlatılmasını sağlamak, d) Tedbir ve faaliyetlere ait dosyalama, gelen ve giden evrakın kayıt, dağıtım, gönderme ve arşivlenmesini sağlamak, e) Vali tarafından konu kapsamında verilen diğer görevleri yapmak. İdare Kurulu Müdürlüğünün Görevleri
MADDE 15 – (1) İdare Kurulu Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) Memurların yargılanmaları ile ilgili işlemler dahil il idare kurulu ve il disiplin kurulu görevlerine ilişkin iş ve işlemleri hazırlamak ve yürütmek,
b) Valilikçe kamu görevlileri hakkında soruşturma yapılması, bunların görevden uzaklaştırılması, cezalandırılması, bu konudaki izin verme yetkilerinin kullanılması işlemlerini yürütmek, kamu görevlilerine haksız suç isnadında bulunanlar hakkında kamu davası açılması talebini hazırlamak ve ilgili mercilere ulaştırmak,
c) Adlî ve idarî yargı mercilerinde izlenmesi gerekli dava ve konularla ilgili işlemleri izlemek ve yürütmek,
ç) 4/12/1984 tarih ve 3091 sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanunun uygulanması ile ilgili işlemleri yürütmek,
d) 1/7/1976 tarih ve 2022 sayılı 65 Yaşını Doldurmuş Muhtaç, Güçsüz ve Kimsesiz Türk Vatandaşlarına Aylık Bağlanması Hakkında Kanun ve diğer kanunlarla tanınan muhtaçlık kararı ve bakım belgesi düzenleme yetkisi işlemlerini yürütmek,
e) Köy kurulması ve kaldırılması, bağlanması ve ayrılması, sınır anlaşmazlıkları işleri ile yerleşim yerleri ve tabiî yer adlarının değiştirilmesi işlerini yürütmek,
f) 4/11/1983 tarih ve 2942 sayılı Kamulaştırma Kanunu gereğince, kıymet takdiri ve bilirkişi seçimi konusunda verilen görevleri yapmak,
g) Harita işlerini yürütmek, gizliliği olan haritaları valilik adına koruyup saklamak,
ğ) Kanunlarla idare kurullarına verilmiş ve verilecek görevleri yapmak,
h) Vali tarafından verilen diğer işleri yürütmektir.
Hukuk İşleri Şefliğinin Görevleri
MADDE 16 – (1) Hukuk İşleri Şefliğinin görevleri şunlardır:
a) Kanunların valilik hukuk işleri müdürlüğünce yapılmasını gerekli gördüğü inceleme, denetleme hizmetlerine ilişkin sekretarya işlerini yapmak ve işlemlerini yürütmek,
b) Valiliğin dernekler, vakıflar ve kamu tüzel kişiliğine sahip mesleki kuruluşlar üzerindeki gözetim ve denetim yetkileri ile ilgili iş ve işlemleri hazırlayıp yürütmek,
c) Hukuk işleri müdürü tarafından verilen diğer işleri yapmaktır.
Mahalli İdareler Müdürlüğünün Görevleri
MADDE 17 – (1) Mahalli İdareler Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) Mahalli idarelerin merkezi idare kuruluşlarıyla yazışmalarına aracılık etmek,
b) Valiliğin mahalli idareler ve kurdukları işletme, müessese, teşekkül ve birlikler üzerindeki gözetim ve denetim yetkisi ile diğer vesayet görev ve yetkilerinin kullanılmasına ilişkin iş ve işlemleri düzenlemek ve yürütmek,
c) Plânlama ve Koordinasyon Müdürlüğü ile işbirliği halinde mahalli idareler hizmetlerinin merkezi idarece tespit olunan hizmet standartlarına, kalkınma plânları ve yıllık uygulama programları ile tespit olunan ilke ve tedbirlere uygunluğunu sağlamak, mahalli idarelerin kaynak ve teknik yardım ihtiyaçlarını ilgili kuruluşlara intikâl ettirmek,
ç) Mahalli idarelerin diğer kamu kuruluşları ile ortaklaşa yürütmekte yarar buldukları hizmetler için ilgili kuruluşlar arasında işbirliğini sağlayıcı ve geliştirici çalışmalar yapmak,
d) Belediyelerin kurulması, bazı köylerin veya bağlıların belediyelerle birleşmesi, bu Yönetmeliğin 15 inci Maddesinin (e) bendi hariç olmak üzere, mahalli idarelerle ilgili diğer işlemleri yürütmek,
e) Mahalli idarelerle ilgili envanter çalışmaları yapmak ve istatistikler düzenlemek,
f) Vali tarafından yapılması istenen diğer hizmetleri yapmaktır.
Basın ve Halkla ilişkiler Müdürlüğünün Görevleri
MADDE 18 - (1) Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) Yazılı ve görsel basın ve diğer kitle iletişim araçlarında il ve valilik ile ilgili bilgileri izlemek, basınla ve halkla ilişkileri yürütmek, valinin talimatı uyarınca basına bilgi vermek,
b) Valiliğe kişi veya kuruluşlarca elden getirilen her nevi dilekçeyi kabul etmek, 8 inci Madde gereğince imza yetkisi verilen görevlilerin havalesine ve imzasına hazırlamak, yetkililerce imzalanmasına ve ilgili yerlere intikaline ve sonuçlanmasına yardımcı olmak,
c) Basın kartı ve resmi ilân işlerini yürütmek,
d) Vali tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
Kaymakamlık Bürolarının Görevleri
MADDE 19 – (1) Bu Yönetmelikle valilik bürolarınca yürütülen hizmetler ilçelerde kaymakamlık yazı işleri müdürlüğünce yürütülür. Ayrıca valilik bürolarından özel kalem müdürlüğü, basın ve halkla ilişkiler müdürlüğü, mahalli idareler müdürlüğü, idare kurulu müdürlüğü, hukuk işleri şefliği, bilgi işlem bürosu ve toplumla ilişkiler bürosu Mülki idare Amirliği Atama ve Yer Değiştirme Yönetmeliğinin 5. Maddesinde belirlenen 1. ve 2. sınıf ilçelerde de oluşturulur.
(2) Sivil savunma müdürlüğü ile plânlama uzmanlıklarının kurulmadığı ilçelerde bu birimlerin görevleri de kaymakamlık yazı işleri müdürlüğünce yürütülür.
(3) İl'de olağanüstü hal uygulandığı takdirde ilçe olağanüstü hal bürosunun sekretarya hizmetleri de ilçe yazı işleri müdürlüğünce görülür.
IV. BÖLÜM Bağlılık, Yetki ve Sorumluluk
Büroların bağlılığı
MADDE 20 – (1) Valilik bürolarından özel kalem müdürlüğü ile basın ve halkla ilişkiler müdürlüğü valiye, diğer bürolar ise vali veya valinin yetkili kıldığı vali yardımcısına veya il hukuk işleri müdürüne,
(2) Kaymakamlık büroları kaymakama,
bağlıdır.
Büroların bağlı olduğu amirlerin görev ve yetkileri :
MADDE 21 – (1) Büroların bağlı olduğu amirler, büronun iş ve işlemlerini sürekli gözetim ve yakın denetim altında bulundurur, hizmetin aksaklık gösterdiği hallerde bu aksaklığı giderici tedbirleri alırlar.
Büro müdürünün ve şefinin yetki ve sorumluluğu ;
MADDE 22 – (1) Her büronun başında bir müdür veya şef bulunur. Büro müdürü veya şefi, a) Hizmetle ilgili olarak büroya başvuran kişilerin mercii ve muhatabıdır. b) Bürodaki iş ve işlemlerin iş akımına uygun olarak süratli, verimli ve güvenli yürütülmesini sağlamakla görevli ve sorumludur.
c) Bürodaki görevlilerin ödüllendirilmesi, tecziyesi ve tezkiyeleri hakkında ilgili vali yardımcısı kanalı ile valiye görüş ve teklif sunabilir,
ç) Büronun iş ve işlemlerinin yürütülmesinde gerekli iş bölümünü yapar, işbirliğini sağlar, bürodaki personelin görev dağılımında geçici olarak değişiklikler yapabilir.
d) Büro içinde koordinasyonu sağlar.
Şefin yetki ve sorumluluğu
MADDE 23 – (1) Şef, büro müdürünün yakın gözetim ve denetimi altında, bölümündeki hizmetlerin iyi yürütülmesini sağlamakla görevli ve sorumludur.
Görevlilerin sorumluluğu
MADDE 24 – (1) Bir büroda çalışan tüm görevliler, verilen işleri hızlı, verimli ve nitelikli olarak yapmaktan hiyerarşik olarak üstlerine karşı sorumludur.
V. BÖLÜM Evrak Havale ve Dağıtım İşleri
İş bölümü
MADDE 25 – (1) Valilik ve kaymakamlığa gelen her türlü evrakın kabulü, elektronik ortama kaydı, verilmiş yetki çerçevesinde havalesi, dağıtımı ile valilik ve kaymakamlık bürolarından gönderilecek evrakın dağıtım ve postalama işleri "Evrak şefliği"nce yapılır.
(2) Gelen evrakın niteliğine göre hangi görevli veya görevliler tarafından ilgili birim veya mercilere havale edileceği, valilik ve kaymakamlık makamınca belirtilir. Doğrudan doğruya vali ve kaymakam tarafından havale ve imza edilecek evrak da bu yazılı emirde gösterilir.
(3) İsme gelen veya elden verilen evrak, havale edildikten sonra evrak servisine verilir ve birinci bentteki işleme tabi tutulur.
(4) Özellik taşıyan evrak, çalışma gün ve saatleri dışında, posta yoluyla, emniyet veya jandarmanın haberleşme görevlileri tarafından vali ve kaymakamlara, vekillerine, özel kalem müdürüne, şifre memuruna veya bunlar adına yetki verilen görevlilere teslim edilebilir.
(5) Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği, TBMM Başkanlığı Genel Sekreterliği ve Başbakanlık Makamlarından gelen evrakla, Bakan imzasını taşıyan evrak özellik taşıyan evrak gibi işlem görür.
(6) Evrak şefliği, ilke olarak kabul ve ayırma, normal evrak, gizli evrak dağıtım masalarına ayrılır. İş hacminin çok büyük olduğu illerde ihtiyaca göre ayrı masalar da teşkil edilebilir.
(7) Kabul ve ayırma masasında; elektronik ortamda ve elektronik ortam haricinde gelen evrakın alınması, açılması ve ayrılarak ilgili masalara aktarılması,
(8) Normal evrak masasında; elektronik ortamda ve elektronik ortam haricinde gelen normal evrakın ve dilekçelerin yetkilisince havalesi ve imzalattırılması ve kaydı,
(9) Gizli evrak masasında; özellik taşıyan ve değerli evrakın yetkilisince havalesi ve imzalattırılması ve kaydı,
(10) Dağıtım masasında; gelen evrakın havale olunduğu birimlere dağıtımı, valilik ve kaymakamlık bürolarından giden evrakın ilgili yerlere gönderilmesi,
işleri görülür.
(11) Gizli evrak masası hizmetleri, imkânlara bağlı olarak, şeflik içinde ayrı bir oda veya bölmede yürütülür.
Dağıtıcılar ve evrak kabul memurları
MADDE 26 – (1) Evrak dağıtıcıları ile evrak kabul edecek görevlilerin isim ve unvanları ve imza örnekleri resmi dairelerce karşılıklı olarak birbirlerine bildirilir.
(2) Değişiklikler de aynı işleme tabi tutulur.
Evrakın kabulü
MADDE 27 – (1) Elektronik ortamda gelen evrakın evrak kabul görevlisi tarafından teslim alınması işlemi ile evrak kabul edilir. Posta ile, kuruluşların dağıtıcıları veya iş sahibi kişilerce yahut bunların kanuni temsilcilerince elden verilen her türlü evrak, dilekçe ve koliler evrak kabul ve ayırma memurlarınca alınır.
(2) Evraktan zimmetle gelenler, alan görevlinin kimliğini belirtecek şekilde adı, soyadı ve kabul tarihi yazılmak ve imzalanmak suretiyle diğerleri zimmetsiz olarak, özellik taşıyan evrak zarflarının kabul tarihi, saati belirtilerek alınır.
(3) Müracaatın niteliği bakımından herhangi bir sakınca görülmediği hallerde, dilekçe ve evrakın iş sahiplerince veya kanuni temsilcilerince elden takibine imkân verilebilir.
(4) Bir dilekçeyi veya evrakı elden getiren kişiye, sahibini, konusunu kayıt sayısı ile alınış tarihini belirtir bir evrak kabul ve kayıt fişi verilir.
(5) Zarfından yahut açık ise başlık ve kapsamından yanlış getirildiği anlaşılan evrak ve dilekçeler dağıtıcısına veya elden getiren kişiye iade edilir.
(6) Elektronik ortamda yanlış geldiği anlaşılan evrak ilgili birime veya ilgilisine gönderilir.
Zarfların açılması
MADDE 28 – (1) Kişiler adına gelen zarflar ilgililerine verilmek üzere dağıtım masasına; çok gizli, gizli özel, hizmete özel işaretli zarflar açılmadan gizli evrak masasına elden verilir.
(2) Diğer zarflar, özen gösterilerek açılır.
(3) Zarftan çıkan evrak;
a) Evrakın hitap yeri boş veya belirsiz olup da geldiği yer ve kuruluş belli ise zarfı eklenerek geri gönderilmek üzere,
b) Hitap yerinde başka bir kuruluş adı yazılı ise, yanlışlığı belirtir bir not ile gideceği yere gönderilmek üzere,
c) İmzasız ise, bir not ile geri verilmek üzere,
d) Kişilere hitap ediyorsa zarfına eklenerek ilgili kişiye verilmek üzere,
dağıtım masasına verilir,
(4) Adressiz ve imzasız dilekçeler;
a) 1/11/1984 tarih ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 6. Maddesi gereğince işlem yapılmak üzere ilgili şefine verilir,
b) İsim ve adres sadece zarfta yazılı ise, yahut gerek zarfta gerekse dilekçede herhangi bir isim ve adres yoksa, zarf dilekçeye eklenerek aynı işleme tabi tutulur.
c) Elektronik ortamda gelen dilekçeler de aynı işleme tabi tutulur.
Evrakın ayrılması
MADDE 29 – (1) Kabul ve ayırma masasına gelen evraktan;
a) Normal evrak ve dilekçeler, normal evrak masası görevlilerine,
b) Özellik taşıyan ve değerli evrak, gizli evrak masası görevlilerine,
verilir,
c) Değerli evrak niteliği taşımayan ve belirli bir daireye veya kuruluşa teslimi gereken koliler, daireye veya kuruluş ilgililerine teslim edilmek üzere dağıtım masasına verilir.
Normal evrakın havalesi
MADDE 30 – (1) Elektronik ortamda gelen evrak evrak kabul görevlisi tarafından teslim alındıktan sonra, havalesi yapılır. Normal evrak masası görevlilerine elektronik ortam haricinde gelen evrak ve dilekçeler elektronik ortamda kaydı yapılarak, valilik ve kaymakamlık birimlerine ait olanların taraması yapıldıktan sonra, gidecekleri yerlere elektronik ortamda, mercie veya kişiye göre ayrılarak havale ve imza için yetkili görevliye sunulur,
(2) Havale, evrakın havale olduğu yer, havale tarihi ve havaleyi imzaya yetkili kişinin sıfatı yazılmak sureti ile elektronik ortamda yapılır.
(3) Havalesi doğrudan vali ve kaymakam tarafından yapılacak evrak, şefi tarafından ayrılır. Tereddüt halinde yazı işleri müdürünün görüşüne başvurulur.
(4) Teslim alınan evrakın kabulü yapılmış olduğundan sistemden;
a) Dilekçelere, elektronik ortamda dilekçe kayıt defterinden,
b) Normal evraka, elektronik ortamda normal evrak defterinden,
genel sayı verilir.
(5) Genel sayı, evrak için takvim yılı başında 1'den başlamak ve yıl sonuna kadar birbirini izlemek suretiyle verilir.
Gizli evrakın havalesi
MADDE 31 – (1) Elektronik ortamda gelen gizli evrak, evrak kabul görevlisi tarafından teslim alındıktan sonra havalesi yapılır. Elektronik ortam haricinde gelen özellik taşıyan evrak ve değerli evrak gidecekleri yerlere, mercie veya kişiye göre ayrılır, yetkili amirin uygun görmesiyle taraması yapıldıktan sonra, elektronik ortamda ilgilisine havalesi yapılır. Elektronik ortamda gelen gizli evrak yetkilisi tarafından işlem görür veya ilgilisine havale edilir.
(2) Gizli evrak da normal evrak gibi elektronik ortamdan genel sayı alır.
Evrakın kaydı ve dağıtım masasına verilmesi
MADDE 32 – (1) Elektronik ortamda gelen evrak, görevlinin evrağı kabulü ile otomatik olarak sayısını sistemden alır ve kaydı tamamlanır. Postayla veya elden gelen evrak ise birimi ilgilendiriyorsa taraması yapıldıktan sonra sistem üzerinden evrakın türü, geldiği yer, sayısı, tarihi, varsa ek sayısı, konusu, havale olunduğu yer başlıklarına göre belirlenecek sütunlara gerekli bilgilerin yazılması suretiyle kaydolunur.
(2) Kayıt alan evrak dağıtıma verilir.
Dilekçelere uygulanacak işlem
MADDE 33 – (1) Evrak Şefliğine elektronik ortamda, postayla veya kurum ve kuruluşların dağıtıcılarınca getirilen dilekçeler, havale ve imza işlemi yapıldıktan sonra, ilgili daire, kurum veya kuruluşa gönderilir.
(2) İlgili daire, kurum ve kuruluşunca dilekçe üzerinde yapılacak işlem ve sonuçlar yazı işleri müdürlüğünce izlenir. İlgili birimce dilekçe sonucu hakkında müracaat sahibine bilgi verilmesi halinde bu husus açıklama sütununa kaydedilerek işlem kapatılır. Sonuçlandırılmasında veya sonucunun bildirilmesinde gecikme olursa ilgili birimden bilgi istenir ve gerekirse müracaat sahibine de duyurulur.
Evrakın dağıtımı
MADDE 34 – (1) Elektronik ortamda hazırlanan evrak imzalandıktan sonra sistemden otomatik olarak sayı alarak postalanmaya hazır hale gelir ve ilgili görevli tarafından elektronik ortamda gönderilir. Elektronik ortam haricinde dağıtım masasına gelen evrak süratle dağıtıma tabi tutulur.
(2) Bu Yönetmelikte düzenlenen valilik bürolarına gidecek olan özellik taşıyan ve değerli evrakla evrak şefinin gerekli gördüğü normal evrak zimmetle, diğer normal evrak zimmetsiz olarak verilir.
(3) Diğer evrak gidecekleri birim veya yere göre ayrılır. Bunlardan gizlilik dereceli olmayanlar zarflandırmadan, gizlilik dereceli olanlar ise ayrıca zarflanarak, havale edildikleri birimlere zimmetle verilir.
(4) Sistem içi ve sistem dışı gelen zimmetli evrak, elektronik ortamda düzenlenen teslim fişinin ilgilisine imzalatılması yoluyla teslim edilir.
(5) Zimmetle kayıt edilen evrakın türü, geliş yeri, konusu, varsa eki, valilik evrak şefliğinde aldığı genel sayı, havale edildiği veya gönderildiği yer, teslim edildiği tarih ve teslim alanın isim ve soyadı, görev unvanı ve imza sütunları bulunur.
(6) Dağıtımı yapılacak evrak, günde en az bir defa, dağıtıcılar tarafından ilgili birimlere ulaştırılır.
(7) İvedi dereceli evrak, havale edildikçe dağıtıma verilir veya ilgili birimlerce özel görevli ile aldırılmaları sağlanır.
(8) Büyük il merkezlerinde, valilik evrak şefliğinden ayrı binalarda bulunan birimlere yapılan evrak dağıtımında, dağıtıcılar şehir toplu ulaşım araçlarından ve imkânlar ölçüsünde valilik emrindeki ulaşım araçlarından yararlandırılır.
(9) İlçelerde de evrak dağıtımında işler, yukarıda belirtilen esaslara göre yürütülür.
VI. BÖLÜM Valilik Bürolarında Evraka Uygulanacak İşlem
Evrakın alınması
MADDE 35 – (1) Dağıtım masasından valilik bürolarına gönderilen evrak, büroda evrak alımı ile görevlendirilen memur tarafından teslim alınır ve öncesinin olup olmadığı araştırılır, öncesi varsa onunla birleştirilerek, yoksa dosya plânına göre yeni bir dosya açılarak büro müdürüne, şefine veya yetkilendirilen görevliye verilir.
(2) Gelen evrakın öncesi olup da dosyası yerinde değilse, konu koduna göre geçici bir dosya açılır ve asıl dosyanın kimde olduğu dosya üzerinde gösterilerek yukarıdaki işlem yapılır.
(3) Büro müdürü veya şefi gelen evrakı, evrakın niteliğine göre ilgili gördüğü memura havale eder.
(4) İl Disiplin Kurulu, memurlar ve diğer kamu görevlilerinin yargılanması ve taşınmaz mal zilyetliğinin korunması ile ilgili evrakın kaydı elektronik ortamda idare kurulu müdürlüğünce sağlanır.
Bürolarda evrakın incelenmesi ve gereğinin yapılması
MADDE 36 – (1) Evrak havale edildiği memur tarafından incelenir. İlgili memur, gereğini amirlerinin görüş tavsiye ve talimatları doğrultusunda kağıt kullanarak veya elektronik ortamda yapar.
(2) Yazışmalar Başbakanlık tarafından belirlenmiş Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller dikkate alınarak yapılır.
(3) Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
(4) Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır. Yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.
(5) Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
İşlemi tamamlanan evrakın gönderilmesi
MADDE 37 – (1) Valilik bürolarında hazırlanan ve imzalanan evrak, imzalanması ile giden evrak numarasını elektronik ortamda alır ve evrağı postalayacak görevliye sistem üzerinden ulaşır. Kaydının tamamlanmasını müteakip muhatap kuruluş veya kişilere elektronik ortamda veya posta kanalı ile gönderilir.
(2) Bürolardan gönderilen evrakın posta kanalı ile gönderilmesinin söz konusu olduğu hallerde taahhütlü, iadeli taahhütlü, uçakla, ekspres, Acele Posta Servisi gibi özellikler taşıyan postalama usullerinden hangisi ile gönderilmesinin uygun olacağı düşünülüyorsa, durum ilgilisince dağıtım masasına duyurulur.
(3) Dağıtım masasına, sevk edilmek üzere bırakılan evrak, ya dağıtıcı aracılığı ile, yahut evrakın niteliğine göre gerekiyorsa zarflanma, tartılıp pullanma işleri de yapılarak posta kanalı ile ilgili birimlere ulaştırılır.
(4) Bu yönetmelikte görev, yetki ve sorumlulukları belirtilen valilik bürolarının gidecek olan evrakı zimmetsiz, bu bürolar dışında kalan fakat evrak kabul ve sevk işlemleri valilik evrak şefliklerince yürütülen bakanlık bürolarının gidecek evrakı ise zimmetle dağıtım masası görevlilerine teslim edilir.
İlçelerde uygulanacak işlem
MADDE 38 – (1) Bu bölümün maddelerinde söz konusu evrakın alınması, dosyaların incelenmesi, işlerin yapılması ve evrakın postalanması işlemi ilçelerde, personel kadrosu da dikkate alınarak aşağıdaki şekilde yürütülür.
a) Kaymakamlığa gelen evrak, valilik evrak bürosundaki esaslara benzer şekilde işlem görür. b) Kaymakamlık bürolarında da defterler elektronik ortamda tutulur.
c) Dosyanın incelenmesi, yazı hazırlanması, imzaya sunulması ve gönderilmesi valilik bürolarındaki esaslara benzer biçimde yapılır.
ç) Büyükşehir uygulaması olan illerde evrakın kabulü, incelenmesi, gereğinin yapılması ve gönderilmesi konularında uygulanacak esaslar valiliklerce belirlenir.
VII. BÖLÜM
Dosyalama İşleri
Dosyalama ilkesi
MADDE 39 – (1) Büroların görev alanına giren konularda Bakanlık Standart Dosya Planına göre dosya açılır.
Ana dosya ve açma şekli
MADDE 40 – (1) Ana dosya, ana konu kapsamına giren bütün konuları ve işlemleri kapsayan evrakın toplandığı konu kodunun adıdır. Bu gurup tek bir klasörden oluşabileceği gibi işlemlerin fazlalığı halinde birden çok klasörden de oluşabilir. Ana dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman Standart Dosya Planındaki konu kodlarına göre açılır. Ana dosya ile ilgili olmasına rağmen alt bölümlemelerde tanımlanmayan konulara ait yazıların dosyalanması için “ diğer “ adı altında bir dosya açılır.
(2) Bakanlık Standart Dosya Planındaki konu kodlarının yetersiz kalması halinde valiliklerce Kasım ayı sonuna kadar yapılacak talep üzerine Bakanlıkça yeni konu kodları yılda bir defa Aralık ayında belirlenir ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne bildirilir.
Ana dosya anahtarı
MADDE 41_ (1) Valilik ve kaymakamlık bürolarının kullandıkları Standart Dosya Planındaki ana dosya sayıları ve konuları numara sırası alt alta yazılmak suretiyle bir dosya anahtarı hazırlanır ve bu dosya anahtarı bürosunun merkezi bir yerine asılır.
Tali (alt) dosya ve açma şekli
MADDE 42_ (1) Tali dosya, ana dosya kapsamına giren alt konu veya alt konuya bağlı tali konular ile ilgili evrakın toplandığı dosyadır.
(2) Alt konu veya tali konu ilgili işlemlerin her biri ayrı bir dosya gömleğinde toplanır ve ana dosya klasörlerine konur.
(3) Bu dosyalar 40 ıncı Maddenin 2 nci fıkrasında belirtilen usule göre açılır.
Ana dosyaya sıra sayısı ve başlık yazılması
MADDE 43 – (1) Ana dosya klasörünün kapak sırtına dosyayı tanımlayan “kurum adı veya rumuzu”, “birim adı veya rumuzu”, “dosya numarası”, “konu adı”, ve “yılı” yazılır.
Tali dosya fihristleri
MADDE 44 – (1) Bir ana dosya içerisindeki bütün tali dosyaların sıra sayısı ve konusu alt alta yazılmak suretiyle bir fihrist hazırlanır. Fihrist ilgili ana dosya klasörü kapağının iç yüzüne yapıştırılır.
Tali dosya numaralama ve başlık koyma
MADDE 45 – (1) Tali dosya gömleklerinin üzerine dosya numarası ve dosya konusu yazılır.
(2) Tali dosya numarası ana dosya sıra sayısı ile Standart Dosya Planından alınmış konu ve sıra sayısının bir arada yazılmasından oluşur.
Tali dosyaların bölünmesi
MADDE 46 – (1) Tali dosya açılması sırasında konu kapsamının mümkün olduğu kadar dar tutulması gerekir. İşlemlerin yürütülmesi sırasında konunun yeni dosyalara bölünmesi ihtiyacı çıkabilir. Bu halde bölünme sebebi ile yeniden açılan dosyaya fihristten yeni numara verilir.
Geçici dosya ve açma şekli
MADDE 47 – (1) Geçici dosya, ilgili büroya gelen herhangi bir evraka ait dosyanın bir başka büroda vb. gibi ayrı bir kişi veya yerde bulunması ve o sırada geri alınmasının mümkün olmaması halinde açılacak dosyanın adıdır.
(2) Bu dosya ilgili memurun talebi üzerine şef tarafından açılır. Dosyanın üzerine geçici olduğu yazılır ve asıl dosyanın numarası yazılır.
(3) Geçici dosyadaki evrak en kısa zamanda asıl dosyaya aktarılır ve geçici dosya iptal edilir.
Evrakın dosyalara konulması esasları
MADDE 48 – (1) Büroların görevleri ile ilgili evrak Bakanlık Standart Dosya Planına göre ana dosyalara konulur.
Birden fazla dosyayı ilgilendiren evrakın dosyalanması
MADDE 49 – (1) Gelen evrakın, birden fazla dosya ile ilişkisi olması halinde evrakın aslı en çok ilgili olduğu dosyaya konur. İlgili diğer dosyalara evrakın birer fotokopisi veya geldiği yeri, gün ve sayısını ve konusunu gösteren bir not eklenir.
Beklemeli evrak
MADDE 50 – (1) Bir şefliğin işlemlerini üstlenip üstlenmemesi gerektiği henüz belirgin hale gelmemiş konuları kapsayan evrak, beklemeli evrak sayılır. Bunlardan şefliğe ait oldukları kabul edilenler konuları ile bağlantılarına göre açılmış veya açılacak dosyaya geçirilir.
Görevliler tarafından özel dosya tutulması
MADDE 51 – (1) Görevliler tarafından, evrak kendilerinde kalmak üzere, özel dosya açılamaması esastır. Ancak vali, vali yardımcıları, kaymakamlar, hukuk işleri müdürleri, özel kalem müdürleri ve valilerin yetki vereceği büro müdürleri hizmetlerin gerektirdiği hallerde özel dosya açabilir ve işlemleri bu dosyadan izleyip sonuçlandırabilirler.
Dosyaların istenmesi ve iadesi
MADDE 52 – (1) İşlemleri yapmakla görevli kişiler dosyalamadan sorumlu memurdan ilgili dosyayı yazılı bir fişle isteyebilirler.
(2) Dosyayı, ilgili dosya memurunun bilgisi olmadan alan görevliler dosya sorumlusuna en kısa zamanda bilgi verirler.
(3) Alınan dosyalar, işlemi biter bitmez görevlisine geri verilir.
(4) Dosyalamadan sorumlu görevlice gerekli görülen hallerde, işleme verilen dosyalar dosya numarası, dosya konusu, verildiği görevlinin adı ve unvanı ve veriliş tarihini belirten bir hatırlatma kartına yazılmak suretiyle izlenir.
Dosyaların tekrar görülmek istenmesi
MADDE 53 – (1) Görevli memur, bir dosyayı, belli bir süre sonra tekrar görmek istiyorsa üzerine bu isteği ve kendi adı ile görev unvanı ve dosyayı görmek istediği tarihi belirten yazılı fiş eklenerek dosyalama görevlisine verir.
(2) Dosyalama memuru, söz konusu evrakı fişte belirtilen tarihte fiş sahibine verir ve bir üstteki maddede belirtilen usule göre evrakı izler.
Dosyadan evrak çıkarma ve koyma
MADDE 54 – (1) Kural olarak evrak, dosyası ile birlikte işleme verilip alınır; dosyasından ayrılmaz. Evrakın dosyasından çıkarılmasını zorunlu kılan hallerde dosyadaki yerine evrakın geldiği veya gittiği yeri, verildiği görevliyi, tarihi, sayısını, konusunu ve belli ise geri verileceği tarihi belirten bir ilgi fişi konulur.
Klasör ve dosya cinsleri
MADDE 55 – (1) Evrakın dosyalanmasında, yetkili mercilerce belirlenmiş standartlara göre yapılmış telli dosya ve klasörler kullanılır.
(2) Özellikleri bakımından telli dosyalara veya klasörlere sığdırılamayacak evrak özelliklerinin gerektirdiği yerde ve biçimde saklanır.
Dosyaların saklanması
MADDE 56 – (1) Dosyalar, imkanlar ölçüsünde yetkili mercilerce belirlenmiş standartlara uygun dosya dolaplarında saklanır.
(2) Klasörler, dolap ve raflara dosya anahtarındaki sıralamaya uygun olarak ve taşıdıkları numara ve ad kolayca görülebilecek biçimde sıralanır. Raf veya dolap üzerine o bölümde yer alan klasörlerin ilk ve son numaraları yazılır.
Dosyaların saklanmasında sorumluluk
MADDE 57 – (1) Valilik ve kaymakamlıklarda dosyalar, ilgili memurun sorumluluğundadır. İlgiliden habersiz dosya alınmaz; alınırsa alındığına dair bir yazılı belge konulur.
(2) Evrakın veya evrak dosyasının daire dışına çıkarılması ilke olarak yasaktır. Vali, kaymakam, şifre memuru gibi görevlilerin hizmet şartları ve özellikleri nedeniyle büro veya şeflik dışına evrak götürmek zorunluluğunda kalmaları halinde ilk fırsatta bu evrak veya dosyalar ilgili memuruna geri verilir.
(3) Gizlilik dereceli ve muhafazası özel mevzuatı ile kurallara bağlanmış evrakın söz konusu gizli evrak için konulmuş esaslar içinde yangına, tabii afetlere, hırsızlığa karşı korunacak biçimde saklanmasından dosyalama memuru ile varsa o gizli evrakı muhafaza ile özel olarak görevlendirilmiş kişiler ortaklaşa sorumludur.
VIII. BÖLÜM Kurul Halinde Yapılacak Çalışmalar
Kurulların toplanması;
MADDE 58 – (1) İşlemleri valilik ve kaymakamlık bürolarını ilgilendiren kurul veya komisyonlar, özel mevzuatında zaman veya süre belirtilmişse, belirli zaman ve sürede, eğer belirtilmemişse kurul veya komisyonun tespit edeceği zaman veya sürede toplanır.
(2) Kurul veya komisyonlar, Başkanlıkça düzenlenmiş gündem uyarınca toplanır.
(3) Gündem hakkında toplantıdan önce üyelere bilgi verilir.
Kararların alınması
MADDE 59 – (1) Kurullar, özel mevzuatında ayrıca bir hüküm yoksa üyelerinin yarısından fazlasının katılmasıyla toplanır; kararlar mevcut üyelerin çoğunluğu ile alınır.
(2) Toplantıda bulunmayan üyelerin özürleri karar tutanağında belirtilir.
(3) Çoğunluk kararına aykırı görüşte olan üyelerin karşı oy gerekçeleri karar altında özet olarak gösterilir.
(4) Toplantıları başkan açar ve kapar. Oylamada eşitlik olursa başkanın bulunduğu taraf, çoğunluk sayılır.
5) Üzerinde görüşme yapılan dosya hakkında kesin karar verilmesine imkân vermeyen eksiklikler söz konusu ise eksikliklerin tamamlanması için ara kararı alınır. Ara kararı gereğince eksiği tamamlanan dosya kurulda yeniden görüşülerek karara bağlanır.
(6) Soruşturmaya izin verilmesine veya soruşturmaya izin verilmemesine şeklinde karara bağlanan dosyalar, karar kesinleştikten sonra ait olduğu klasörde saklanmak üzere arşive kaldırılır.
Kurulların sekretarya hizmetleri
MADDE 60 – (1) İşlemleri valilik veya kaymakamlık bürolarını ilgilendiren kurul veya komisyonların sekretarya hizmetleri büroların ilgili şefliklerince yürütülür.
(2) Kurulda ancak, başkanlıkça havale edilmiş konular görüşülebilir.
(3) Kurulca mevzuatta toplanması öngörülen toplantı zamanında görüşülecek herhangi bir konu yoksa toplantı yapılmaz; ancak durum başkan ve sekretarya görevlileri tarafından karar defterinde elektronik ortamda belirtilir ve çıktısı alınarak imzalanır.
IX. BÖLÜM Bürolarda Düzenlenecek Defterler
İdare kurulu karar özetleri tutanak defteri
MADDE 61 – (1) Çeşitli kanunlarla il ve ilçe idare kurullarına görev olarak verilen konulara ait olup kurullara havale edilen evrakın kaydı, verilen kararın özetinin tespiti ve daha sonra gördüğü işlemlerin sonucunun bir arada görülmesini sağlamak üzere, idare kurulu bürosunda İdare Kurulu Karar Özetleri Tutanak Defteri elektronik ortamda tutulur.
(2) Alınan kararlar bu deftere de elektronik ortamda işlenir ve çıktısı alındıktan sonra başkan ve üyelerce imzalanır, İmza işleri toplantı ve karar tarihinden itibaren en kısa zamanda tamamlanır ve çıktılar dosyalanır.
(3) Özetleri deftere işlenmiş olan kararlar, genişletilmiş asıl kararlar olarak elektronik ortamda yeter sayıda çıktısı alınarak başkan ve üyelere ayrıca imzalattırılır.
(4) Genişletilmiş bu kararların imzalı asılları numara sırasıyla dizilir. Ayrı bir dosyaya konur ve bu dosyalar küçük klasörlerde muhafaza edilir. Kararların diğer örnekleri dosyalara bağlanarak işleme konulur.
Memurların ve diğer kamu görevlilerinin yargılanmalarına ilişkin ön inceleme karar özetleri tutanak defteri
MADDE 62 – (1) Memurların ve diğer kamu görevlilerinin yargılanmalarına ilişkin mevzuat hükümleri gereğince vali ve kaymakamlarca yapılan veya yaptırılan ön inceleme rapor sonuçları özel bir deftere elektronik ortamda kaydedilir. Kararların birer örneği 61 inci maddede belirtildiği şekilde muhafaza edilir.
(2) Ön inceleme neticesinde verilen kararlar ilgili memurun özlük dosyasına konulmak üzere sicil yetkilisine gönderilir.
(3) Adalet mercilerine tevdi edilen dosyalar üzerinde verilen kesin kararlar da izlenerek, deftere elektronik ortamda işlenir ve ilgili görevlinin sicil yetkilisine bildirilir.
Araştırma, inceleme ve soruşturma emirlerinin takip defteri
MADDE 63 – (1) Vali ve kaymakamlarca verilen araştırma, inceleme ve soruşturma emirlerinin takibi için bir defter elektronik ortamda tutulur.
İl disiplin kurulu karar özetleri tutanak defteri;
MADDE 64 – (1) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve değişiklikleriyle özel kanunlarına, tüzük ve yönetmeliklerine göre işlem yapılmak üzere il disiplin kuruluna intikâl ettirilen evrakın kaydı ve verilen karar özetinin yazılması amacıyla idare kurulu müdürlüğünce il disiplin kurulu karar özetleri tutanak defteri elektronik ortamda tutulur.
(2) Söz konusu kararların deftere işlenmesi, imzalanması, genişletilmiş asıl kararların hazırlanması, işleme konulması, birer örneğinin klasörde saklanması 61 inci maddede zikredilen defter için uygulanan usule tabidir.
3091 sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanun hükümleri gereğince alınan karar özetleri defteri
MADDE 65 – (1) 3091 sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanun hükümlerince valilik ve kaymakamlığa yapılacak müracaatların kaydı, verilen kararların yazılması ve daha sonra yapılan işlemlerle ilgili sonucun bir arada görülmesini sağlamak üzere idare kurulu şefliğince özel bir defter elektronik ortamda tutulur.
(2) Karar örneklerinin asılları numara sırasıyla dizilip ayrı bir dosyada saklanır ve yıl sonunda klasörüne konur.
Planlama ve Koordinasyon Müdürlüğünce tutulacak defterler
MADDE 66 – (1) Planlama ve Koordinasyon Müdürlüklerince İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlükleri Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği ile Koordinasyon Kurulları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliğinde gösterilmiş defter ve formlar elektronik ortamda tutulur.
Defterlere ilişkin ortak hükümler
MADDE 67 – (1) Defterlerdeki sıra numaraları bir takvim yılının başından sonuna kadar elektronik ortamda sürdürülür.
(2) Yıl sonunda elektronik ortamda tutulan defterlerin raporları alınarak büro müdürü veya şefi tarafından imzalanır ve dosyasında saklanır.
(3) Maddi hatalar vali ve kaymakam onayıyla düzeltilir.
X. BÖLÜM Arşivleme
İl ve ilçe arşivleri
MADDE 68 – (1) Her il ve ilçede yazı isleri müdürlerinin yetki ve sorumluluğunda bir arşiv bulunur.
(2) Hükümet konaklarında bu maksatla yeterli hacim ve nitelikle bir yer arşiv olarak hazırlanır.
(3) İşlemlerde kullanılmayan, fakat gerektiğinde başvurmak üzere belirli bir süre saklanması zorunlu görülen evrak arşivlik malzeme olarak adlandırılır.
(4) Arşiv yerinin düzenlenmesi, arşivlik malzemenin ayıklanması ve diğer arşiv İsleri, 9/6/1995 tarihli ve 22308 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra Teşkilatı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümlerine göre yapılır.
(5) E-İçişleri kapsamında evrak elektronik imza ile imzalanmaya başlandıktan sonra elektronik ortamda arşivlenir.
XI. BÖLÜM Çeşitli Hükümler
MADDE 69 – (1) Bu Yönetmelikte öngörülen ana dosya sayıları ve konuları ile defterlerin ve fişlerin şekilleri Bakanlıkça belirlenir ve bir yönerge ile valiliklere duyurulur.
(2) Ana dosyalarla defterlerin uygulaması valilik ve kaymakamlıklarca …….. tarihinde başlatılır.
(3) Evrakın el değiştirmesi ve muhafazası konusunda Bakanlık Koruyucu Güvenlik Özel Talimatı hükümleri saklıdır.
XII. BÖLÜM Kaldırılan hükümler
MADDE 70- Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile 01/01/ 1989 tarih ve 19925 Sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kalkar.
XIII. BÖLÜM Yürürlük Yürürlük tarihi
MADDE 71 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 72 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini İçişleri Bakanı yürütür.